Fakturor och bokföring

Modul 5: Skyldigheter och villkor · Lästid: 10 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du förklara när en webbutik måste skapa en faktura, vad som ska stå på den i olika länder, hur du hanterar återbetalningar i bokföringen och hur länge du sparar allt. Du kan också välja hur du får fakturor ur WooCommerce.

Nyckelbegrepp: faktura, kvitto, krav på fakturor, löpande fakturanummer, förenklad faktura, kreditfaktura, OSS och fakturor, gemenskapsintern leverans, e-faktura (B2B), Peppol, arkiveringsskyldighet, koppling till bokföringsprogram

Den här lektionen förklarar reglerna som de gäller den 9 november 2026. Det är inte juridisk eller skattemässig rådgivning. Är du osäker på vad som gäller i din situation, fråga en jurist, din branschorganisation eller din redovisningskonsult.

Måste en butik egentligen skapa fakturor?

Det beror på vem som köper och var.

• Till företag (B2B) måste du i EU utfärda en faktura. Utan faktura kan din företagskund inte dra av momsen.
• Till konsumenter (B2C) i ditt eget land är en faktura för momsen oftast inte obligatorisk; en orderbekräftelse eller ett kvitto räcker ofta. Många kunder förväntar sig ändå en, och för din egen bokföring är ett löpande numrerat dokument praktiskt.
• Distansförsäljning till konsumenter i andra EU-länder (lektion 4.2): deltar du i unionsordningen (One Stop Shop, OSS) i Nederländerna gäller de nederländska faktureringsreglerna, och då behöver du ingen faktura utfärda för momsen, enligt den nederländska skattemyndigheten Belastingdienst. Redovisar du själv momsen i det andra landet gäller det landets faktureringsregler. I Sverige registrerar du dig för unionsordningen hos Skatteverket.

En förenklad faktura (färre uppgifter) är i Nederländerna tillåten upp till € 100 (≈ 1 100 kr) inklusive moms, men inte vid gemenskapsinterna leveranser, distansförsäljning och några andra gränsöverskridande fall.

Vad som ska stå på en faktura

Kraven kommer från EU:s momsdirektiv och är nästan likadana i alla länder. En översikt:

För Belgien gäller samma europeiska huvudregler; låt din redovisningskonsult bekräfta vad som ska stå med i ditt fall, särskilt när det gäller företagsnumret och omvänd skattskyldighet. Säljer du från Sverige anger du ditt momsregistreringsnummer (SE + 12 siffror) och kan stämma av med Skatteverket eller din redovisningskonsult vad som gäller för dig.

Vid en gemenskapsintern leverans till ett företag (lektion 4.1) ska även kundens momsregistreringsnummer och en uppgift om omvänd skattskyldighet stå på fakturan.

Återbetalningar och kreditfakturor

Om du har skapat en faktura och kunden ångrar köpet (lektion 5.2) eller du betalar tillbaka en del, ändrar du inte den gamla fakturan. Du skapar en kreditfaktura (kreditnota): ett nytt dokument med eget nummer, en hänvisning till den ursprungliga fakturan och negativa belopp. Då blir det inga luckor i din nummerserie och din momsdeklaration stämmer: momsen på kreditfakturan dras av igen i den period då återbetalningen görs.

Fallgropar:

• Att radera en faktura eller numrera om den. Då uppstår en lucka i serien, och det syns vid en granskning.
• Att göra en återbetalning i WooCommerce utan att skapa en kreditfaktura. WooCommerce registrerar återbetalningen på beställningen, men din bokföring vet inget om den om det inte finns någon koppling.
• Att låta en testbeställning med ett riktigt fakturanummer ligga kvar. Använd en annan nummerserie i testbutiken, eller stäng av fakturaskapandet där.

Så får du fakturor ur WooCommerce

WooCommerce skapar som standard ingen faktura-pdf och inga löpande fakturanummer: ordernumret är ett internt nummer som inte alltid är löpande (avbrutna och misslyckade beställningar får också ett nummer). Du har tre vägar:

1. Ett fakturatillägg som vid en viss status (oftast "Behandlas" eller "Färdigbehandlad") skapar en pdf med eget löpande nummer och bifogar den i mejlet. Välj ett som kan skapa kreditfakturor och låter dig bestämma numreringen själv.
2. En koppling till ditt bokföringsprogram: beställningen skickas till bokföringsprogrammet, som skapar och skickar fakturan. Då finns allt på ett ställe, inklusive OSS-översikter per land och momssats. Många bokföringsprogram har en WooCommerce-koppling.
3. Betalleverantören eller en extern tjänst som skapar fakturor. Kontrollera att numreringen och uppgifterna uppfyller kraven.

Bedöm varje tillägg eller koppling som i WordPress-kursen, lektion 5.3, och fråga din redovisningskonsult vilken väg som passar din bokföring. Hos Theehuis Example skapar bokföringsprogrammet fakturorna; butiken skickar bara vidare orderuppgifterna. Theehuis har på så sätt en enda nummerserie och en översikt över försäljningen per EU-land för OSS-deklarationen.

E-fakturor mellan företag

Säljer du även till företag, tänk på e-fakturering: en faktura i ett strukturerat format som en dator kan läsa (inte en pdf).

• Belgien: sedan 1 januari 2026 är e-fakturor obligatoriska mellan belgiska momsregistrerade företag, i praktiken via nätverket Peppol (FOD Financiën, efactuur.belgium.be).
• Tyskland: mellan företag som är etablerade i Tyskland är e-fakturan normen (§ 14 UStG); företag måste kunna ta emot dem, och att skicka dem blir obligatoriskt i etapper.
• Nederländerna: (läget i november 2026) ännu ingen allmän skyldighet mellan företag.

För konsumenter ändras inget: de får en vanlig pdf eller en bekräftelse. Säljer du till belgiska eller tyska företag, fråga ditt bokföringsprogram om det kan skicka e-fakturor. Säljer du från Sverige, kontrollera med Skatteverket eller din redovisningskonsult vad som gäller för e-fakturor där.

Hur länge du sparar

Att spara innebär också att hålla allt läsbart och sökbart, även om du byter butiksprogram eller tar bort ett tillägg. Exportera regelbundet fakturor till din bokföring eller ditt arkiv. I Sverige gäller 7 år enligt bokföringslagen. Och stäm av med lagringstiderna i WooCommerce (lektion 2.3 och 5.5): anonymiserar du färdigbehandlade beställningar efter några år, se då till att fakturauppgifterna sparas någon annanstans.

Sammanfattning

• Till företag alltid en faktura; till konsumenter i ditt eget land oftast inte obligatoriskt; inom OSS i Nederländerna gäller de nederländska reglerna och ingen faktura behövs för momsen.
• På en faktura: datum, löpande nummer, uppgifter om båda parter, momsregistreringsnummer, vad och när som levererats, belopp per skattesats och moms; i Tyskland enligt § 14 Abs. 4 UStG.
• Återbetalning innebär en kreditfaktura med hänvisning, aldrig att en faktura raderas.
• WooCommerce skapar inga fakturor själv: välj ett tillägg, en koppling till bokföringsprogrammet eller en tjänst.
• Arkivering: Nederländerna 7 år, Belgien 10 år för momsen, Tyskland 8 år för fakturor; i Sverige 7 år enligt bokföringslagen.

Quiz

Uppgift

Uppgift D5.6: Gå igenom din faktura. Gör en testbeställning i din testbutik och skapa fakturan (eller, om du inte skapar fakturor till konsumenter, den bekräftelse som kunden får). Jämför den med kraven på fakturor för ditt land i den här lektionen. Bocka av: alla obligatoriska uppgifter genomgångna; löpande numrering kontrollerad (även efter en avbruten beställning); kreditfaktura vid återbetalning ordnad; arkiveringstid och arkivplats bestämda; din OSS-situation tagen med.

Svara: vilka uppgifter saknades och hur löser du det? Hur skapar du fakturor: tillägg, bokföringsprogram eller betalleverantör, och varför? Vad händer vid en återbetalning, från WooCommerce till din bokföring? Hur länge och var sparar du fakturorna, även om du någon gång byter butiksprogram?

Läs mer

• Vilka krav måste fakturor uppfylla? (Belastingdienst, på nederländska): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
• Förenklad faktura (Belastingdienst, på nederländska): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur
• Spara dina fakturor (Belastingdienst, på nederländska): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
• Distansförsäljning inom EU och unionsordningen (Belastingdienst, på nederländska): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• E-fakturering i Belgien (FOD Financiën, på nederländska): https://efactuur.belgium.be/nl
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (på tyska): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (på tyska): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Gratis WordPress-kurs 5.3: Välja och bedöma tillägg