Laskut ja kirjanpito

Moduuli 5: Velvollisuudet ja ehdot · Lukuaika: 10 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat selittää, milloin verkkokaupan on laadittava lasku, mitä laskussa on oltava eri maissa, miten palautukset käsitellään kirjanpidossa ja kuinka kauan kaikki säilytetään. Osaat myös valita, miten saat laskut WooCommercesta.

Keskeiset käsitteet: lasku, kassakuitti, laskun pakolliset tiedot, juokseva laskunumero, yksinkertaistettu lasku, hyvityslasku, OSS ja laskut, yhteisömyynti, verkkolasku (B2B), Peppol, säilytysvelvollisuus, kirjanpitointegraatio

Tämä oppitunti kertoo säännöistä sellaisina kuin ne ovat voimassa 9. marraskuuta 2026. Se ei ole oikeudellista tai verotuksellista neuvontaa. Jos olet epävarma omasta tilanteestasi, kysy juristilta, toimialajärjestöltäsi tai kirjanpitäjältäsi.

Pitääkö verkkokaupan ylipäätään laatia laskuja?

Se riippuu siitä, kuka ostaa ja missä.

• Yrityksille (B2B) myydessäsi sinun on EU:ssa annettava lasku. Ilman laskua yritysasiakkaasi ei voi vähentää arvonlisäveroa (alv).
• Kuluttajille (B2C) omassa maassasi lasku ei arvonlisäveron kannalta yleensä ole pakollinen; tilausvahvistus tai kassakuitti riittää usein. Moni asiakas kuitenkin odottaa laskua, ja oman kirjanpitosi kannalta juoksevasti numeroitu asiakirja on kätevä.
• Etämyynti kuluttajille muihin EU-maihin (oppitunti 4.2): jos olet Hollannissa mukana unionin erityisjärjestelmässä (yhden luukun järjestelmä, OSS), sovelletaan Hollannin laskutussääntöjä, eikä arvonlisäveron vuoksi tarvitse antaa laskua, kertoo Hollannin veroviranomainen (Belastingdienst). Jos teet ilmoituksen itse toisessa maassa, sovelletaan sen maan laskutussääntöjä.

Yksinkertaistetun laskun (vähemmän tietoja) saa Hollannissa laatia enintään 100 € arvonlisäveroineen, mutta ei yhteisömyynnissä, etämyynnissä eikä muutamissa muissa rajat ylittävissä tapauksissa.

Mitä laskussa on oltava

Vaatimukset tulevat EU:n arvonlisäverodirektiivistä, ja ne ovat eri maissa lähes samat. Yleiskatsaus:

Belgiassa sovelletaan samoja EU:n päälinjoja; pyydä kirjanpitäjääsi vahvistamaan, mitä sinun tapauksessasi laskussa on oltava, erityisesti yritystunnuksen ja käännetyn verovelvollisuuden osalta. Suomessa yrityksellä on kaupparekisterissä (PRH) Y-tunnus, ja ALV-tunniste on muotoa FI + 8 numeroa.

Yhteisömyynnissä yritykselle (oppitunti 4.1) laskussa on lisäksi asiakkaan ALV-tunniste ja maininta käännetystä verovelvollisuudesta.

Palautukset ja hyvityslaskut

Jos olet laatinut laskun ja asiakas peruuttaa sopimuksen (oppitunti 5.2) tai palautat osan rahoista, alkuperäistä laskua ei muuteta. Laadit hyvityslaskun: uuden asiakirjan, jolla on oma numero, viittaus alkuperäiseen laskuun ja negatiiviset summat. Näin numerointiin ei jää aukkoja ja alv-ilmoituksesi pitää paikkansa: hyvityslaskun arvonlisävero vähennetään sillä kaudella, jolla rahat palautetaan.

Sudenkuopat:

• Laskun poistaminen tai uudelleennumerointi. Sarjaan syntyy aukko, ja se huomataan tarkastuksessa.
• Palautus WooCommercessa ilman hyvityslaskua. WooCommerce kirjaa palautuksen tilaukseen, mutta kirjanpitosi ei tiedä siitä mitään, jos integraatiota ei ole.
• Testitilaus, jolle jää oikea laskunumero. Käytä testikaupassa eri numerosarjaa tai poista laskujen laatiminen siellä käytöstä.

Miten saat laskut WooCommercesta

WooCommerce ei oletuksena laadi laskua PDF-muodossa eikä juoksevia laskunumeroita: tilausnumero on sisäinen numero, joka ei aina ole juokseva (myös peruutetut ja epäonnistuneet tilaukset saavat numeron). Vaihtoehtoja on kolme:

1. Laskutuslisäosa, joka tietyssä tilassa (yleensä "Käsittelyssä" tai "Valmis") laatii PDF:n omalla juoksevalla numerolla ja liittää sen sähköpostiin. Valitse sellainen, joka osaa tehdä hyvityslaskuja ja antaa sinun päättää numeroinnista itse.
2. Integraatio kirjanpito-ohjelmaan: tilaus siirtyy kirjanpito-ohjelmaan, joka laatii ja lähettää laskun. Silloin kaikki on yhdessä paikassa, myös OSS-yhteenvedot maittain ja verokannoittain. Monessa kirjanpito-ohjelmassa on WooCommerce-integraatio.
3. Maksupalvelu tai ulkoinen palvelu, joka laatii laskut. Tarkista, että numerointi ja tiedot täyttävät vaatimukset.

Arvioi jokainen lisäosa tai integraatio kuten WordPress-kurssin oppitunnilla 5.3, ja kysy kirjanpitäjältäsi, mikä vaihtoehto sopii kirjanpitoosi. Theehuis Examplessa kirjanpito-ohjelma laatii laskut; kauppa välittää vain tilaustiedot. Näin Theehuisilla on yksi numerosarja ja yhteenveto myynnistä EU-maittain OSS-ilmoitusta varten.

Verkkolaskut yritysten välillä

Jos myyt myös yrityksille, huomioi verkkolaskutus: lasku rakenteisessa muodossa, jonka tietokone osaa lukea (ei PDF).

• Belgia: 1. tammikuuta 2026 alkaen verkkolaskut ovat pakollisia belgialaisten arvonlisäverovelvollisten yritysten välillä, käytännössä Peppol-verkon kautta (FOD Financiën, efactuur.belgium.be).
• Saksa: Saksaan sijoittautuneiden yritysten välillä verkkolasku on normi (§ 14 UStG); yritysten on pystyttävä vastaanottamaan niitä, ja lähettäminen tulee pakolliseksi vaiheittain.
• Hollanti: (tilanne marraskuussa 2026) yritysten välillä ei vielä ole yleistä velvollisuutta.

Kuluttajien kohdalla mikään ei muutu: he saavat edelleen PDF:n tai vahvistuksen. Jos myyt belgialaisille tai saksalaisille yrityksille, kysy kirjanpito-ohjelmasi toimittajalta, pystyykö ohjelma lähettämään verkkolaskuja. Suomalaisille yrityksille myydessäsi tarkista Suomen vaatimukset kirjanpitäjältäsi tai Verohallinnosta.

Kuinka kauan säilytät

Säilyttäminen tarkoittaa myös, että tiedot pysyvät luettavina ja löydettävinä, vaikka vaihtaisit verkkokauppaohjelmistoa tai poistaisit lisäosan. Vie laskut säännöllisesti kirjanpitoon tai arkistoon. Sovita tämä yhteen WooCommercen säilytysaikojen kanssa (oppitunnit 2.3 ja 5.5): jos anonymisoit valmiit tilaukset muutaman vuoden kuluttua, varmista, että laskutiedot säilyvät muualla. Suomessa kirjanpitolaki edellyttää, että kirjanpitokirjat säilytetään 10 vuotta ja tositteet 6 vuotta.

Yhteenveto

• Yrityksille aina lasku; kuluttajille omassa maassa yleensä ei pakollinen; OSS:ssä sovelletaan Hollannin sääntöjä, eikä laskua tarvita arvonlisäveron vuoksi.
• Laskussa: päiväys, juokseva numero, molempien osapuolten tiedot, ALV-tunniste, mitä ja milloin toimitettiin, summat verokannoittain ja vero; Saksassa § 14 Abs. 4 UStG:n mukaisesti.
• Palautus tarkoittaa hyvityslaskua, jossa on viittaus alkuperäiseen; laskua ei koskaan poisteta.
• WooCommerce ei itse laadi laskuja: valitse lisäosa, kirjanpitointegraatio tai palvelu.
• Säilytys: Hollanti 7 vuotta, Belgia 10 vuotta arvonlisäveroa varten, Saksa 8 vuotta laskujen osalta; Suomessa kirjanpitolain mukaan kirjanpitokirjat 10 vuotta ja tositteet 6 vuotta.

Tietovisa (quiz)

Tehtävä

Tehtävä D5.6: Tarkista laskusi. Tee testikaupassasi testitilaus ja lasku (tai jos et laadi laskuja kuluttajille, vahvistus, jonka asiakas saa). Vertaa sitä tämän oppitunnin oman maasi laskuvaatimuksiin. Merkitse tehdyksi: kaikki pakolliset tiedot tarkistettu; juokseva numerointi tarkistettu (myös peruutetun tilauksen jälkeen); hyvityslasku järjestetty palautuksen yhteydessä; säilytysaika ja säilytyspaikka kirjattu; OSS-tilanteesi huomioitu.

Vastaa: mitkä tiedot puuttuivat ja miten korjaat sen? Miten laadit laskut: lisäosalla, kirjanpito-ohjelmalla vai maksupalvelulla, ja miksi? Mitä palautuksessa tapahtuu WooCommercesta kirjanpitoosi asti? Kuinka kauan ja missä säilytät laskut, myös jos joskus vaihdat verkkokauppaohjelmistoa?

Lue lisää

• Mitä vaatimuksia laskujen on täytettävä? (Belastingdienst, hollanniksi): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
• Yksinkertaistettu lasku (Belastingdienst, hollanniksi): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur
• Laskujen säilyttäminen (Belastingdienst, hollanniksi): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
• Etämyynti EU:ssa ja unionin erityisjärjestelmä (Belastingdienst, hollanniksi): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• Verkkolaskutus Belgiassa (FOD Financiën, hollanniksi): https://efactuur.belgium.be/nl
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (saksaksi): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (saksaksi): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Ilmainen WordPress-kurssi 5.3: Lisäosien valinta ja arviointi