Συνομιλία και συνεδριάσεις

Ενότητα 7: Συνεργασία, εφαρμογές και ασφάλεια · Χρόνος ανάγνωσης: 10 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να επιλέξετε ένα ευρωπαϊκό εναλλακτικό για chat και βιντεοκλήσεις και να οργανώσετε τη μετάβαση από το Teams, το Slack ή το Zoom, συμπεριλαμβανομένου του τι θα κάνετε με το ιστορικό συνομιλιών.

Κεντρικές έννοιες: συνομιλία, κουβέντα ή κανάλι, βιντεοσυνάντηση, επισκέπτης χωρίς λογαριασμό, lobby (αίθουσα αναμονής), συντονιστής, κρυπτογράφηση μεταφοράς, κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο (end-to-end), ιστορικό συνομιλιών, υποχρέωση διατήρησης, ανοικτό πρότυπο (Matrix), αυτοφιλοξενία

Γιατί η συνομιλία είναι το πιο δύσκολο κομμάτι

Το email, τα ημερολόγια και τα αρχεία διαθέτουν ανοικτά πρότυπα: IMAP, CalDAV, WebDAV. Αυτά μπορείτε να τα αντιγράψετε από τον έναν πάροχο στον άλλο. Στη συνομιλία και στις συνεδριάσεις τα πράγματα είναι διαφορετικά. Το Microsoft Teams, το Slack, το Zoom και το WhatsApp έχουν το καθένα το δικό του σύστημα. Μια συνομιλία από το Teams δεν μπορείτε να την «εισαγάγετε» σε μια άλλη εφαρμογή συνομιλίας. Ξεκινάτε λοιπόν από την αρχή.

Αυτό ακούγεται χειρότερο απ' ό,τι είναι στην πραγματικότητα. Στο Bakkerij De Korrel πρόκειται για τρία πράγματα: να ρωτήσετε γρήγορα κάτι έναν συνάδελφο («είναι έτοιμα τα σταφιδόψωμα;»), μία φορά την εβδομάδα μια συνεδρίαση με τους φούρναρηδες που εργάζονται από το σπίτι για τον προγραμματισμό, και πού και πού μια βιντεοκλήση με έναν πελάτη ή προμηθευτή. Αυτό μπορείτε να το κάνετε σε κάθε σύγχρονη εφαρμογή συνομιλίας. Το δύσκολο βρίσκεται στις συνήθειες και στα παλιά μηνύματα.

Τι χρειάζεστε; Τέσσερις ερωτήσεις

Πριν επιλέξετε ένα πρόγραμμα, απαντήστε σε τέσσερις ερωτήσεις:

Ευρωπαϊκές και ανοικτές εναλλακτικές

Υπάρχουν γενικά δύο είδη λύσεων: συνομιλία και κλήσεις ως μέρος του cloud περιβάλλοντός σας, και ανεξάρτητα προγράμματα.

Δύο πράγματα ξεχωρίζουν. Η Ελβετία και το Ηνωμένο Βασίλειο δεν είναι μέλη της ΕΕ. Και για τις δύο αυτές χώρες η Ευρωπαϊκή Επιτροπή έχει εκδώσει απόφαση επάρκειας: τα δεδομένα μπορούν να μεταφέρονται εκεί χωρίς πρόσθετα μέτρα (μάθημα 2.1). Και «ανοικτού κώδικα, αναπτύσσεται από αμερικανική εταιρεία» (Jitsi) σημαίνει κάτι διαφορετικό από «υπηρεσία αμερικανικής εταιρείας». Αν εκτελείτε το Jitsi σε δικό σας server ή σε έναν ευρωπαϊκό πάροχο, η συνομιλία σας δεν περνάει από την 8x8. Το λογισμικό ανήκει σε όλους· η υπηρεσία ανήκει σε όποιον λειτουργεί τον server.

Μεταφορά, end-to-end και ποιος λειτουργεί τον server

Σχεδόν όλα τα προγράμματα κρυπτογραφούν τη σύνδεση μεταξύ της συσκευής σας και του server. Αυτό λέγεται κρυπτογράφηση μεταφοράς. Κάποιος στο ίδιο δίκτυο wifi δεν μπορεί τότε να διαβάσει τη συνομιλία, αλλά ο ίδιος ο server καταρχήν μπορεί.

Στην κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο (end-to-end) μόνο οι συμμετέχοντες μπορούν να διαβάσουν ή να ακούσουν τη συνομιλία, ούτε καν ο διαχειριστής του server. Το Threema και το Wire το κάνουν εξ ορισμού. Το Matrix μπορεί να το κάνει ανά συνομιλία, και στο Element είναι ενεργοποιημένο εξ ορισμού για ιδιωτικές συνομιλίες. Στο Nextcloud Talk και στο Jitsi εξαρτάται από την έκδοση και τις ρυθμίσεις του server. Θεωρήστε εκεί δεδομένο ότι ο διαχειριστής του server μπορεί να δει τα μηνύματα συνομιλίας, εκτός αν ο πάροχός σας δηλώνει γραπτώς κάτι διαφορετικό.

Για έναν φούρνο που συζητά τον προγραμματισμό, η κρυπτογράφηση μεταφοράς είναι συνήθως αρκετή, εφόσον ο server βρίσκεται σε φορέα που εμπιστεύεστε και υπάγεται στο ευρωπαϊκό δίκαιο. Αν συζητάτε ιατρικά δεδομένα ή εμπιστευτικές διαπραγματεύσεις, τότε το end-to-end έχει μεγαλύτερη βαρύτητα.

Επισκέπτες, lobby και συντονιστές

Οι πελάτες και οι προμηθευτές δεν έχουν λογαριασμό στο περιβάλλον σας. Γι' αυτό υπάρχει ο σύνδεσμος επισκέπτη: οποιοσδήποτε έχει τον σύνδεσμο μπορεί να συμμετάσχει μέσω του browser, χωρίς να εγκαταστήσει τίποτα. Αυτό είναι βολικό αλλά ταυτόχρονα και κίνδυνος, γιατί ένας σύνδεσμος μπορεί να προωθηθεί.

Τρεις συνήθειες το κάνουν ασφαλές:

1. Βάλτε έναν κωδικό πρόσβασης στον σύνδεσμο και στείλτε τον μέσω άλλου καναλιού, για παράδειγμα με sms.
2. Χρησιμοποιήστε ένα lobby (αίθουσα αναμονής): οι επισκέπτες περιμένουν μέχρι ένας συντονιστής να ανοίξει τη συνάντηση και να τους επιτρέψει την είσοδο.
3. Απενεργοποιήστε την πρόσβαση επισκεπτών μετά το τέλος, ή δημιουργήστε μια νέα συνομιλία για κάθε συνάντηση.

Τι κάνετε με το παλιό ιστορικό συνομιλιών;

Τα μηνύματα από το Teams, το Slack ή το WhatsApp δεν μεταφέρονται. Γι' αυτό αποφασίζετε εκ των προτέρων:

• Τι πρέπει να διατηρηθεί; Συμφωνίες με πελάτες, αποφάσεις, προσφορές που συζητήθηκαν σε μια συνομιλία. Αυτά βασικά δεν θα έπρεπε να βρίσκονται μόνο σε μια συνομιλία. Καταγράψτε τα σε ένα έγγραφο ή στο email, προτού μεταβείτε.
• Τι μπορεί να διαγραφεί; Τα περισσότερα: «θα αργήσω 5 λεπτά», φωτογραφίες από το μεσημεριανό, τυχαίες ερωτήσεις.
• Πώς διατηρείτε τα υπόλοιπα; Το Teams και το Slack διαθέτουν λειτουργίες εξαγωγής για διαχειριστές (στο Microsoft 365 μέσω eDiscovery, στο Slack μέσω της λειτουργίας εξαγωγής του χώρου εργασίας, ανάλογα με τη συνδρομή σας). Λαμβάνετε τότε αρχεία (συνήθως JSON ή HTML) που διατηρείτε ως αρχείο σε έναν φάκελο με περιορισμένη πρόσβαση. Δεν γίνονται όμως αναζητήσιμα μέσα στο νέο σας πρόγραμμα συνομιλίας.
• Για πόσο καιρό; Διατηρήστε το αρχείο όσο χρειάζεται για τη διαχείρισή σας ή τις συμφωνίες σας, και όχι περισσότερο. Αν περιέχει δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, τότε ο ΓΚΠΔ ισχύει και για το αρχείο.

Βάλτε επίσης ξεχωριστά τα αρχεία που μοιράστηκαν στα κανάλια του Teams. Αυτά βρίσκονται στο Microsoft 365 συνήθως στο SharePoint ή στο OneDrive και μεταφέρονται μαζί με τη μετεγκατάσταση αρχείων (μάθημα 6.1), όχι με τη συνομιλία.

Η ίδια η μετάβαση

Ένα πρόγραμμα συνομιλίας λειτουργεί μόνο αν το χρησιμοποιούν όλοι. Η μισή μετάβαση είναι το χειρότερο σενάριο: τότε κανείς δεν ξέρει πού βρίσκεται ένα μήνυμα. Γι' αυτό:

1. Επιλέξτε μία ημερομηνία κατά την οποία το νέο πρόγραμμα γίνεται το μοναδικό πρόγραμμα συνομιλίας.
2. Δημιουργήστε εκ των προτέρων τις συνομιλίες που χρειάζεστε: μία γενική συνομιλία, μία ανά ομάδα (στο De Korrel: «φούρνος», «κατάστημα», «παράδοση») και μία για την εβδομαδιαία συνεδρίαση.
3. Αφήστε όλους να εγκαταστήσουν την εφαρμογή στο τηλέφωνο και στον υπολογιστή πριν από αυτή την ημερομηνία (μάθημα 7.2).
4. Βάλτε στο παλιό πρόγραμμα ένα καρφιτσωμένο μήνυμα: «Από τη Δευτέρα συνομιλούμε στο Talk. Μην απαντάτε πια εδώ.»
5. Θέστε το παλιό πρόγραμμα σε λειτουργία μόνο ανάγνωσης μετά από μερικές εβδομάδες και σταματήστε το εντελώς στη συνέχεια.

Στην πράξη: έτσι μοιάζει σε έναν πάροχο

Σε αυτό το παράδειγμα χρησιμοποιούμε το Nextcloud Talk σε ένα WebOké Nextcloud. Το Talk περιλαμβάνεται σε πακέτα με άδεια Office. Ανοίγετε το Talk μέσω του εικονιδίου στο επάνω μέρος. Στην αρχική σελίδα βρίσκονται οι συνομιλίες σας αριστερά, με το κουμπί Έναρξη συνεδρίας τώρα δημιουργείτε αμέσως μια συνάντηση με σύνδεσμο, και με το Έλεγχος συσκευών δοκιμάζετε την κάμερα και το μικρόφωνο. Την πρόσβαση επισκεπτών την ενεργοποιείτε ανά συνομιλία στις Ρυθμίσεις συνομιλίας, στην ενότητα Διαχείριση· εκεί θέτετε επίσης έναν κωδικό πρόσβασης. Το lobby βρίσκεται στην ενότητα Συνάντηση. Η εγγραφή συνομιλιών και οι κλήσεις προς κανονικούς αριθμούς τηλεφώνου δεν είναι δυνατές σε αυτό το περιβάλλον.

Σε άλλους παρόχους Nextcloud, καθώς και σε υπηρεσίες Matrix, Jitsi ή BigBlueButton, η λειτουργία είναι παρόμοια: ο σύνδεσμος επισκέπτη, ο κωδικός πρόσβασης, η αίθουσα αναμονής και οι συντονιστές μπορεί να ονομάζονται διαφορετικά, αλλά η ιδέα είναι η ίδια.

Σύνοψη

• Οι συνομιλίες δεν μεταφέρονται σε ένα νέο πρόγραμμα. Καταγράψτε εκ των προτέρων ό,τι είναι σημαντικό σε ένα έγγραφο ή email, και εξάγετε τα υπόλοιπα ως αρχείο.
• Επιλέξτε με βάση τέσσερις ερωτήσεις: ποιοι, πόσοι, τι πρέπει να διατηρηθεί, πόσο ευαίσθητο.
• Η κρυπτογράφηση μεταφοράς προστατεύει στη διαδρομή· η κρυπτογράφηση από άκρο σε άκρο προστατεύει και από τον ίδιο τον server. Μετράει ποιος λειτουργεί τον server.
• Ασφάλεια με επισκέπτες: κωδικός πρόσβασης, lobby, απενεργοποίηση πρόσβασης επισκεπτών μετά το τέλος.
• Μεταβείτε σε μία σταθερή ημερομηνία, με τις εφαρμογές ήδη εγκατεστημένες.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση E7.1: Προετοιμασία της μετάβασης στο chat. Απαντήστε στις τέσσερις ερωτήσεις αυτού του μαθήματος για τον δικό σας οργανισμό, φτιάξτε μια λίστα με τις ομάδες συνομιλίας και τα κανάλια που έχετε τώρα, και καθορίστε ανά ομάδα: τι πρέπει να διατηρηθεί, πού θα καταγραφεί, και ποια συνομιλία στο νέο πρόγραμμα την αντικαθιστά.

Για περαιτέρω μελέτη

Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τις υπηρεσίες του WebOké· σε άλλους παρόχους η λειτουργία είναι παρόμοια.

• Οδηγός Nextcloud 10.1: Τι είναι το Talk και ποιος το διαθέτει;
• Οδηγός Nextcloud 10.3: Βιντεοκλήσεις και συναντήσεις: κάμερα, μικρόφωνο, φόντο και σήκωμα χεριού
• Οδηγός Nextcloud 10.5: Επισκέπτες μέσω συνδέσμου (χωρίς λογαριασμό)
• Οδηγός Nextcloud 16.22: Επισκέπτες σε μια συνάντηση Talk με αίθουσα αναμονής (lobby)
• Οι βιντεοκλήσεις στο Nextcloud Talk δεν λειτουργούν: αιτίες και λύσεις
• Προδιαγραφή Matrix: https://spec.matrix.org/