Οι απαιτήσεις του Gmail, του Yahoo και της Microsoft

Ενότητα 5: Φήμη και οι μεγάλοι πάροχοι · Χρόνος ανάγνωσης: 11 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να απαριθμήσετε τις απαιτήσεις που θέτουν το Gmail, το Yahoo και η Microsoft σε όλους τους αποστολείς και στους bulk αποστολείς, να εξηγήσετε τι είναι η απεγγραφή με ένα κλικ και να ελέγξετε το δικό σας domain ως προς αυτές τις απαιτήσεις.

Βασικές έννοιες: κατευθυντήριες γραμμές αποστολέων, bulk αποστολέας (5.000 την ημέρα), SPF ή DKIM, SPF και DKIM, DMARC με τουλάχιστον p=none, ευθυγράμμιση, PTR και FCrDNS, TLS, ποσοστό καταγγελιών (0,1% και 0,3%), List-Unsubscribe, One-Click (RFC 8058), Postmaster Tools, SNDS, 550 5.7.515

Γιατί υπάρχουν αυτές οι απαιτήσεις

Το Gmail, το Yahoo και η Microsoft (Outlook.com, Hotmail, Live.com, MSN) λαμβάνουν μαζί μεγάλο μέρος όλης της προσωπικής αλληλογραφίας. Επί μεγάλο διάστημα το SPF, το DKIM και το DMARC ήταν "συνιστώμενα". Τον Οκτώβριο του 2023 η Google και το Yahoo ανακοίνωσαν ότι από τον Φεβρουάριο του 2024 θα έθεταν απαιτήσεις. Η Microsoft ακολούθησε για το Outlook.com και τις άλλες διευθύνσεις καταναλωτών, με απαιτήσεις που εφαρμόζονται από τον Μάιο του 2025.

Οι απαιτήσεις στοχεύουν στην καταπολέμηση πλαστών αποστολέων και ανεπιθύμητης μαζικής αλληλογραφίας. Για τους περισσότερους μικρούς αποστολείς σημαίνει: φροντίστε να είναι σωστά τα βασικά από την ενότητα 4. Για όσους στέλνουν newsletters ή πολλή συναλλακτική αλληλογραφία, προστίθενται περισσότερα.

Απαιτήσεις για όλους

Το Gmail και το Yahoo θέτουν αυτές τις απαιτήσεις σε όλους τους αποστολείς προς τους χρήστες τους:

Επιπλέον, η Google αναφέρει: μην παριστάνετε το Gmail. Όποιος στέλνει αλληλογραφία με διεύθυνση αποστολέα @gmail.com μέσω άλλου server εκτός της Google (για παράδειγμα μέσω μιας υπηρεσίας newsletter), αποτυγχάνει στο DMARC: εκείνος ο server δεν επιτρέπεται να υπογράφει εκ μέρους του gmail.com και δεν περιλαμβάνεται στο SPF του gmail.com. Η Google γράφει ότι το Gmail αντιμετωπίζει τέτοια αλληλογραφία με πολιτική καραντίνας. Να στέλνετε λοιπόν πάντα από διεύθυνση στο δικό σας domain.

Επιπλέον απαιτήσεις για bulk αποστολείς

Η Google σας θεωρεί bulk αποστολέα αν στέλνετε σε 24 ώρες περίπου 5.000 ή περισσότερα μηνύματα σε προσωπικές διευθύνσεις Gmail. Η αλληλογραφία από subdomains προσμετράται στο κύριο domain. Και σημαντικό: όποιος έχει φτάσει αυτό το όριο έστω μία φορά, παραμένει bulk αποστολέας. Αυτή η κατάσταση δεν λήγει. Το Yahoo δεν εφαρμόζει συγκεκριμένο αριθμό, η Microsoft επίσης χρησιμοποιεί τα 5.000 την ημέρα.

Για τους bulk αποστολείς προστίθενται τα εξής:

1. Πρέπει να έχουν ρυθμιστεί και τα δύο: SPF και DKIM (όχι μόνο ένα από τα δύο).
2. Πρέπει να υπάρχει DMARC, με τουλάχιστον p=none. Αυστηρότερη πολιτική επιτρέπεται, αλλά δεν είναι υποχρεωτική. Το Yahoo συνιστά ανεπιφύλακτα διεύθυνση αναφορών (rua).
3. Ευθυγράμμιση: το domain στην ορατή διεύθυνση From: πρέπει να ταιριάζει με το domain του SPF (Return-Path) ή το domain του DKIM (d=). Αυτό ακριβώς ελέγχει το DMARC (μάθημα 4.4). Με λίγα λόγια: η αλληλογραφία πρέπει να περνάει το DMARC.
4. Απεγγραφή με ένα κλικ για μηνύματα μάρκετινγκ και συνδρομής, συν ένα ευδιάκριτο σύνδεσμο απεγγραφής στο κείμενο.
5. Επεξεργασία των απεγγραφών εντός δύο ημερών.
6. Καταγγελίες κάτω από 0,3%, και κατά προτίμηση κάτω από 0,1%.

Αυτό ταιριάζει ακριβώς με τη συμβουλή της ενότητας 4: ξεκινήστε το DMARC με p=none και μια διεύθυνση αναφορών. Έτσι πληροίτε την απαίτηση, χωρίς τον κίνδυνο να απορριφθεί η δική σας αλληλογραφία.

Microsoft: SPF και DKIM και DMARC

Η Microsoft θέτει για αποστολείς 5.000 ή περισσότερων μηνυμάτων την ημέρα προς Outlook.com, Hotmail, Live.com και MSN (όλα με το ίδιο domain στη διεύθυνση From:) τις εξής απαιτήσεις:

• Το SPF πρέπει να περάσει επιτυχώς·
• Το DKIM πρέπει να περάσει επιτυχώς·
• πρέπει να υπάρχει εγγραφή DMARC, τουλάχιστον p=none, και η αλληλογραφία πρέπει να περνάει το DMARC.

Προσέξτε τη διαφορά: στο DMARC αρκεί το ένα από τα δύο (SPF ή DKIM, ευθυγραμμισμένα). Η Microsoft απαιτεί για τους bulk αποστολείς να περνούν και τα δύο. Η αλληλογραφία που δεν πληροί τις απαιτήσεις δεν πηγαίνει στον φάκελο Ανεπιθύμητα αλλά απορρίπτεται με:

550 5.7.515 Access denied, sending domain example.com does not meet the required authentication level.

Ένα domain που περνά το DMARC μέσω DKIM αλλά του οποίου το SPF αποτυγχάνει (για παράδειγμα επειδή λείπει μια υπηρεσία από την εγγραφή SPF), μπορεί επομένως να λάβει παρόλα αυτά αυτό το σφάλμα.

Απεγγραφή με ένα κλικ

Σε ένα newsletter, οι παραλήπτες περιμένουν σύνδεσμο απεγγραφής. Το Gmail, το Yahoo και το Apple Mail εμφανίζουν επιπλέον ένα δικό τους κουμπί "Απεγγραφή" στην κορυφή του μηνύματος. Αυτό το κουμπί λειτουργεί με δύο κεφαλίδες:

List-Unsubscribe: <https://nieuwsbrief.example/afmelden?id=8f3a2c>, <mailto:afmelden@example.com?subject=afmelden>
List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click

• Η List-Unsubscribe (RFC 2369) προσφέρει έναν ή περισσότερους τρόπους απεγγραφής: μια διεύθυνση ιστού και/ή μια διεύθυνση email.
• Η List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click (RFC 8058) σημαίνει: αν στείλετε αίτημα POST σε εκείνη τη διεύθυνση ιστού, ο παραλήπτης απεγγράφεται αμέσως. Χωρίς επιπλέον σελίδα, χωρίς σύνδεση, χωρίς "είστε σίγουροι;".

Και οι δύο κεφαλίδες πρέπει να βρίσκονται κάτω από την υπογραφή DKIM, ώστε κανείς να μην μπορεί να τις αλλάξει στη διαδρομή (το RFC 8058 το απαιτεί). Μια υπηρεσία newsletter το ρυθμίζει αυτό για εσάς. Αν στέλνετε μόνοι σας, πρέπει να το κατασκευάσετε εσείς (μάθημα 7.2).

Τι συμβαίνει αν δεν πληρούνται οι απαιτήσεις;

Η Google αναφέρει ότι η αλληλογραφία που δεν πληροί τις απαιτήσεις μπορεί να απορριφθεί προσωρινά ή οριστικά, ή να καταλήξει στα ανεπιθύμητα. Από τον Νοέμβριο του 2025 το Gmail εντατικοποιεί περαιτέρω αυτή την επιβολή. Τα μηνύματα σφάλματος είναι συγκεκριμένα (πλήρης λίστα υπάρχει στο μάθημα 6.2), για παράδειγμα:

Ένας κωδικός που ξεκινά με 4 είναι προσωρινός (ο server αποστολής θα προσπαθήσει ξανά αργότερα), ένας κωδικός με 5 είναι οριστικός (μάθημα 6.1).

Μέτρηση: Postmaster Tools και SNDS

Δεν μπορείτε να δείτε το mailbox των παραληπτών, αλλά οι μεγάλοι πάροχοι παρέχουν στοιχεία:

• Google Postmaster Tools (postmaster.google.com): αφού επιβεβαιώσετε το domain σας με μια εγγραφή TXT, βλέπετε μεταξύ άλλων το ποσοστό καταγγελιών, αν η αλληλογραφία σας περνά το SPF, το DKIM και το DMARC, και αν γίνεται κρυπτογράφηση. Βλέπετε στοιχεία μόνο αν στέλνετε αρκετή αλληλογραφία προς το Gmail.
• Microsoft SNDS (Smart Network Data Services): δεδομένα ανά διεύθυνση IP. Χρήσιμο μόνο αν διαθέτετε δική σας διεύθυνση IP (μάθημα 6.4).
• Yahoo Sender Hub: ο δικός του χώρος του Yahoo για αποστολείς, με ροή καταγγελιών.

Αν στέλνετε μέσω υπηρεσίας newsletter, συνήθως εκείνη η υπηρεσία εμφανίζει η ίδια το ποσοστό καταγγελιών ανά αποστολή.

Στην πράξη

Για ένα συνηθισμένο επαγγελματικό mailbox σε εταιρεία hosting ή υπηρεσία email, συνήθως πληρείτε ήδη τις απαιτήσεις για όλους: ο πάροχος φροντίζει το PTR και το TLS, και εσείς φροντίζετε για το SPF, το DKIM και μια εγγραφή DMARC. Στο WebOké, η κάρτα Set E-mail στο Το WebOké μου δείχνει ανά εγγραφή αν είναι σωστή· σε άλλους παρόχους ένας τέτοιος έλεγχος ονομάζεται διαφορετικά, ή χρησιμοποιείτε ένα ανεξάρτητο εργαλείο όπως το internet.nl.

Αν στέλνετε newsletters, τότε χρειάζεστε SPF και DKIM στην υπηρεσία αποστολής (δικό σας κλειδί DKIM στο δικό σας domain, μαθήματα 4.3 και 7.1), μια εγγραφή DMARC και ένα κουμπί απεγγραφής που λειτουργεί με ένα κλικ.

Σύνοψη

• Για όλους: SPF ή DKIM, σωστό PTR, σωστά μηνύματα, TLS, καταγγελίες κάτω από 0,3%.
• Bulk αποστολείς (από περίπου 5.000 την ημέρα, και αυτό παραμένει): SPF και DKIM, DMARC με τουλάχιστον p=none, ευθυγράμμιση, απεγγραφή με ένα κλικ, επεξεργασία απεγγραφών εντός δύο ημερών.
• Η Microsoft απαιτεί από τους bulk αποστολείς να περνούν και το SPF και το DKIM, αλλιώς 550 5.7.515.
• Απεγγραφή με ένα κλικ = List-Unsubscribe με διεύθυνση https συν List-Unsubscribe-Post: List-Unsubscribe=One-Click.
• Μετρήστε με το Google Postmaster Tools, το Microsoft SNDS ή τα στοιχεία της υπηρεσίας αποστολής σας.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση Z5.3: Το domain σας δίπλα στις απαιτήσεις. Συμπληρώστε το δικό σας domain και έναν DKIM selector που βρήκατε στις κεφαλίδες ενός δικού σας μηνύματος (s= στο DKIM-Signature, μάθημα 4.3). Συμπληρώστε για κάθε απαίτηση αν πιστεύετε ότι την πληροίτε: παρουσία και εγκυρότητα SPF, εύρεση κλειδιού DKIM, παρουσία DMARC με έγκυρο p, παρουσία διεύθυνσης αναφορών, σωστό PTR του MX server σας. Το πρόγραμμα κάνει τους ίδιους ελέγχους ζωντανά και τοποθετεί το αποτέλεσμα δίπλα στην εκτίμησή σας. Δεν έχετε δικό σας domain; Χρησιμοποιήστε τότε sidn.nl (χωρίς DKIM selector).

Περαιτέρω ανάγνωση

Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τους πίνακες ελέγχου του WebOké· σε άλλους παρόχους λειτουργεί με παρόμοιο τρόπο.

• Το email μου δεν παραδίδεται ή καταλήγει στα ανεπιθύμητα (spam): δείτε πώς μπορείτε να το διερευνήσετε
• Τι είναι το DMARC; Εξήγηση σε απλή γλώσσα
• Μπορείτε να αποστείλετε mailing μέσω του πακέτου hosting σας στην WebOké;
• Εγχειρίδιο WebOké 6.7: Η κάρτα Ρύθμιση email (MX, SPF, DKIM, DMARC)
• Google, κατευθυντήριες γραμμές για αποστολείς: https://support.google.com/a/answer/81126
• Yahoo, Sender best practices: https://senders.yahooinc.com/best-practices/
• Microsoft, σφάλμα 550 5.7.515 στο Outlook.com: https://support.microsoft.com/en-us/outlook/fix-ndr-error-550-5-7-515-in-outlook-com
• RFC 8058 (απεγγραφή με ένα κλικ)