Φάκελοι και συγχρονισμός: γιατί έχετε δύο φορές «Απεσταλμένα»

Ενότητα 3: Διαχείριση του mailbox σας · Χρόνος ανάγνωσης: 9 λεπτά

Στόχος μάθησης: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να εξηγήσετε πώς λειτουργούν οι φάκελοι IMAP στον server, να ρυθμίσετε το πρόγραμμα email σας ώστε να χρησιμοποιεί τους σωστούς ειδικούς φακέλους και να αποφεύγετε τα διπλά ή χαμένα μηνύματα.

Βασικές έννοιες: φάκελος IMAP, λίστα φακέλων στον server, ειδικοί φάκελοι (Απεσταλμένα, Κάδος απορριμμάτων, Πρόχειρα, Spam, Αρχείο), special-use (RFC 6154), αντιστοίχιση φακέλων, εγγραφή σε φακέλους (subscribe), διαγραφή και οριστική διαγραφή (expunge), περίοδος συγχρονισμού, αντίγραφο εκτός σύνδεσης (offline)

Πού βρίσκονται στην πραγματικότητα οι φάκελοί σας;

Στο μάθημα 1.3 είδατε τη διαφορά ανάμεσα σε IMAP και POP3. Με το IMAP τα μηνύματά σας βρίσκονται στον server και το πρόγραμμα email σας εμφανίζει ό,τι υπάρχει εκεί. Αυτό ισχύει και για τους φακέλους. Αν δημιουργήσετε στο Thunderbird έναν φάκελο «Προσφορές», το Thunderbird δημιουργεί αυτόν τον φάκελο στον server. Στη συνέχεια τον βλέπει και το κινητό σας τηλέφωνο, όπως και το webmail.

Αυτό ακριβώς θέλετε. Σημαίνει όμως επίσης ότι ένα πρόγραμμα email μπορεί να δημιουργήσει στον server φακέλους που δεν σκοπεύατε να δημιουργήσετε. Και αν δύο προγράμματα δεν συμφωνούν στο όνομα ενός φακέλου, καταλήγετε με δύο φακέλους.

Μερικά πράγματα που καλό είναι να γνωρίζετε για τους φακέλους σε έναν IMAP server:

• Τα Εισερχόμενα ονομάζονται στον server πάντα INBOX. Είναι ο μόνος φάκελος με σταθερό όνομα. Το πρόγραμμά σας τον εμφανίζει ως «Εισερχόμενα», «Inbox» ή «Inbound».
• Όλοι οι άλλοι φάκελοι έχουν ελεύθερο όνομα. Ο server δεν γνωρίζει κάποιον «πραγματικό» φάκελο Απεσταλμένων, εκτός αν το δηλώνει ο ίδιος (δείτε παρακάτω).
• Οι υποφάκελοι χωρίζονται με έναν χαρακτήρα, συνήθως τελεία ή κάθετο: INBOX.Offertes ή Offertes/2026. Αυτό σπάνια το βλέπετε, εξηγεί όμως γιατί ορισμένα προγράμματα τοποθετούν όλους τους φακέλους κάτω από τα Εισερχόμενα.
• Ένα πρόγραμμα μερικές φορές εμφανίζει μόνο τους φακέλους στους οποίους είναι εγγεγραμμένο (subscribed). Ένας φάκελος που υπάρχει στον server, αλλά στον οποίο δεν είστε εγγεγραμμένοι, φαίνεται τότε σαν να έχει εξαφανιστεί.

Το πρόβλημα των ειδικών φακέλων

Το πρόγραμμα email σας χρειάζεται μερικούς φακέλους για να λειτουργεί:

Κάθε πρόγραμμα έχει τη δική του προτίμηση. Το Apple Mail χρησιμοποιεί από μόνο του άλλα ονόματα από το Outlook, και το Outlook πάλι άλλα από την εφαρμογή Gmail. Αν ρυθμίσετε το mailbox σας σε τρεις συσκευές χωρίς να προσέξετε, μπορεί να συμβεί το εξής:

• Το Outlook αποθηκεύει τα απεσταλμένα μηνύματα στο Sent Items.
• Το iPhone σας αποθηκεύει τα απεσταλμένα μηνύματα στο Sent Messages.
• Το webmail αποθηκεύει τα απεσταλμένα μηνύματα στο Sent.

Τότε έχετε τρεις φακέλους Απεσταλμένων και σε κάθε συσκευή βλέπετε μόνο ένα μέρος όσων έχετε στείλει. Αυτό είναι το πιο συνηθισμένο παράπονο για το IMAP: «δεν βλέπω στο κινητό μου όσα έστειλα από τον υπολογιστή μου».

Η λύση: special-use

Από το 2011 υπάρχει μια επέκταση του IMAP με την οποία ο server δηλώνει ποιος φάκελος χρησιμεύει για τι: το special-use (RFC 6154). Ο server λέει τότε για παράδειγμα «αυτός ο φάκελος ονομάζεται Sent και έχει τη λειτουργία \Sent». Ένα σύγχρονο πρόγραμμα email το υιοθετεί και δεν δημιουργεί πλέον δικό του φάκελο.

Οι περισσότεροι mail servers το υποστηρίζουν, όπως και τα περισσότερα προγράμματα. Ωστόσο συχνά υπάρχουν ακόμη προβλήματα σε:

• ένα mailbox που υπάρχει εδώ και χρόνια και στο οποίο παλιά προγράμματα έχουν ήδη δημιουργήσει δικούς τους φακέλους·
• ένα mailbox που μεταφέρθηκε από άλλον πάροχο, όπου οι φάκελοι είχαν άλλα ονόματα·
• προγράμματα που ρυθμίσατε χειροκίνητα πριν ο server αρχίσει να δίνει special-use·
• POP3 (εκεί δεν υπάρχουν φάκελοι στον server, οπότε κάθε συσκευή φυλάσσει τον δικό της φάκελο Απεσταλμένων τοπικά).

Σωστή αντιστοίχιση των φακέλων από εσάς

Έχετε ήδη διπλούς φακέλους ή δεν είστε σίγουροι; Τότε επιλέξτε έναν φάκελο ανά λειτουργία και ορίστε σε κάθε πρόγραμμα ποιος είναι αυτός. Κατά προτίμηση επιλέξτε τον φάκελο που υποδεικνύει ο ίδιος ο server. Τον αναγνωρίζετε στο webmail: εκεί ο φάκελος Απεσταλμένων βρίσκεται συνήθως στην κορυφή με δικό του εικονίδιο.

Πού το ρυθμίζετε;

• Thunderbird: Ρυθμίσεις λογαριασμού (Account Settings), ο λογαριασμός σας, Αντίγραφα και φάκελοι (Copies & Folders) (Απεσταλμένα, Πρόχειρα, Αρχείο) και Ρυθμίσεις διακομιστή (Server Settings) (τι γίνεται με τα διαγραμμένα μηνύματα και σε ποιον φάκελο πηγαίνουν).
• Apple Mail στο Mac: Ρυθμίσεις (Settings), Λογαριασμοί (Accounts), ο λογαριασμός σας, Συμπεριφορά γραμματοκιβωτίων (Mailbox Behaviors). Στο iPhone: Ρυθμίσεις (Settings), Mail, Λογαριασμοί (Accounts), ο λογαριασμός σας, ο ίδιος ο λογαριασμός, Για προχωρημένους (Advanced), και στη συνέχεια επιλέξτε για κάθε λειτουργία τον φάκελο στον server.
• Κλασικό Outlook: σε έναν λογαριασμό IMAP επιλέγετε στις ρυθμίσεις του λογαριασμού (Περισσότερες ρυθμίσεις (More Settings), Για προχωρημένους (Advanced)) τη διαδρομή του κεντρικού φακέλου και τον φάκελο για τα διαγραμμένα στοιχεία. Για τα απεσταλμένα στοιχεία το κλασικό Outlook σε πολλές εκδόσεις δεν δίνει επιλογή: χρησιμοποιεί τον φάκελο που υποδεικνύει ο server, διαφορετικά τον δικό του.
• Εφαρμογή Gmail: λειτουργεί με τον φάκελο που υποδεικνύει ο server· δεν μπορείτε να το ρυθμίσετε ανά φάκελο.

Στη συνέχεια μετακινήστε τα μηνύματα από τους περιττούς φακέλους στον φάκελο που επιλέξατε και διαγράψτε τους άδειους φακέλους. Κάντε το σε μία συσκευή (κατά προτίμηση στο webmail ή στον υπολογιστή) και περιμένετε μέχρι να το υιοθετήσουν οι άλλες συσκευές.

Η διαγραφή γίνεται σε δύο βήματα

Στο IMAP η διαγραφή είναι στην ουσία ο ορισμός μιας σήμανσης. Ένα μήνυμα παίρνει τη σήμανση διαγραμμένο (\Deleted), αλλά εξακολουθεί να βρίσκεται στον server. Μόνο όταν το πρόγραμμα δώσει την εντολή expunge, έχει πραγματικά χαθεί. Τα περισσότερα προγράμματα λειτουργούν ως εξής:

1. Πατάτε «Διαγραφή». Το πρόγραμμα μετακινεί το μήνυμα στον Κάδο απορριμμάτων (στην πραγματικότητα: το αντιγράφει στον Κάδο απορριμμάτων και σημαίνει το πρωτότυπο ως διαγραμμένο).
2. Το πρωτότυπο διαγράφεται οριστικά (expunge) αμέσως ή κατά το κλείσιμο.
3. Μόνο όταν αδειάσετε τον Κάδο απορριμμάτων, το μήνυμα φεύγει από τον server.

Ορισμένα προγράμματα είναι ρυθμισμένα διαφορετικά. Τότε βλέπετε μηνύματα διαγραμμένα με μια γραμμή που δεν φεύγουν ποτέ: έχουν σημανθεί, αλλά δεν έχουν διαγραφεί ποτέ οριστικά. Και εξακολουθούν να μετρούν στον αποθηκευτικό σας χώρο. Αναζητήστε τότε στο πρόγραμμά σας την επιλογή Συμπίεση φακέλου (Compact Folder) (Thunderbird), Οριστική απαλοιφή διαγραμμένων μηνυμάτων (Expunge) ή μια ρύθμιση όπως «οριστική διαγραφή των διαγραμμένων στοιχείων κατά την έξοδο από τον φάκελο».

Σημαντικό: διαγραφή σε μία συσκευή σημαίνει διαγραφή σε όλες τις συσκευές. Αυτό είναι το νόημα του IMAP. Αν θέλετε να αφαιρέσετε ένα μήνυμα από το κινητό σας αλλά να το κρατήσετε στον υπολογιστή σας, αυτό δεν γίνεται με το IMAP. Το μόνο που μπορείτε να κάνετε είναι να συγχρονίζετε στο κινητό για μικρότερο διάστημα (δείτε παρακάτω).

Χάθηκε παρ' όλα αυτά κάτι; Πολλοί πάροχοι διατηρούν αντίγραφα ασφαλείας από τα οποία μπορεί να επαναφερθεί ένα mailbox ή ένας φάκελος, συνήθως όμως μόνο για περιορισμένο διάστημα. Μη βασίζεστε σε αυτά ως αρχείο.

Πόσα συγχρονίζετε;

Ένα πρόγραμμα email δεν χρειάζεται να κατεβάζει τα πάντα. Στο κινητό είναι συχνά πρακτικό να συγχρονίζετε μόνο τις τελευταίες εβδομάδες ή να έχετε push μόνο για τα Εισερχόμενα. Έτσι εξοικονομείτε χώρο και μπαταρία. Στον server δεν αλλάζει τίποτα: τα παλιά μηνύματα εξακολουθούν να βρίσκονται εκεί, απλώς δεν τα βλέπετε σε εκείνη τη συσκευή.

Στον υπολογιστή τα περισσότερα προγράμματα δημιουργούν ένα αντίγραφο εκτός σύνδεσης του mailbox (το Outlook σε ένα αρχείο .ost, το Thunderbird και το Apple Mail στον δικό τους φάκελο). Αυτό είναι αντίγραφο, όχι αντίγραφο ασφαλείας: αν διαγράψετε κάτι στον server, εξαφανίζεται και από το αντίγραφο εκτός σύνδεσης. Ένας πραγματικός τοπικός χώρος φύλαξης είναι ένας φάκελος που δημιουργείτε εσείς στους Τοπικούς φακέλους (Local Folders) (Thunderbird), στο Στο Mac μου (On My Mac) (Apple Mail) ή σε ένα αρχείο δεδομένων .pst (Outlook). Ό,τι σύρετε εκεί, δεν βρίσκεται πλέον στον server. Περισσότερα για αυτό στο μάθημα 3.2.

Στην πράξη: πώς φαίνεται σε έναν πίνακα ελέγχου

Στο webmail της WebOké (Roundcube) βλέπετε αριστερά όλους τους φακέλους του server. Στις Ρυθμίσεις (Settings), Φάκελοι (Folders) μπορείτε να δημιουργείτε, να μετονομάζετε και να διαγράφετε φακέλους και να ενεργοποιείτε ή να απενεργοποιείτε την εγγραφή σε αυτούς. Στις Ρυθμίσεις (Settings), Προτιμήσεις (Preferences), Ειδικοί φάκελοι (Special Folders) βλέπετε ποιος φάκελος χρησιμοποιείται ως Απεσταλμένα, Πρόχειρα, Κάδος απορριμμάτων και Spam. Στη WebOké ο server υποδεικνύει τον φάκελο Junk ως φάκελο spam και το webmail τον εμφανίζει ως Spam. Περισσότερα για αυτό θα διαβάσετε στο άρθρο για τους φακέλους στο mailbox σας. Σε άλλους παρόχους λειτουργεί παρόμοια· το webmail εκεί μπορεί να έχει άλλο όνομα, αλλά σχεδόν κάθε webmail διαθέτει μια τέτοια διαχείριση φακέλων.

Σύνοψη

• Με το IMAP και οι φάκελοί σας βρίσκονται στον server. Κάθε συσκευή βλέπει τους ίδιους φακέλους.
• Μόνο το INBOX έχει σταθερό όνομα. Τα Απεσταλμένα, ο Κάδος απορριμμάτων, τα Πρόχειρα και το Spam έχουν διαφορετικό όνομα σε κάθε πρόγραμμα, εκτός αν τα υποδεικνύει ο server (special-use, RFC 6154).
• Τους διπλούς φακέλους Απεσταλμένων τους διορθώνετε επιλέγοντας έναν φάκελο ανά λειτουργία και ρυθμίζοντας κάθε πρόγραμμα σε αυτόν.
• Η διαγραφή στο IMAP είναι σήμανση και στη συνέχεια οριστική απαλοιφή (expunge). Τα μηνύματα με σήμανση εξακολουθούν να μετρούν στον αποθηκευτικό σας χώρο.
• Ένα αντίγραφο εκτός σύνδεσης δεν είναι αντίγραφο ασφαλείας· ένας τοπικός φάκελος όμως είναι ξεχωριστός χώρος φύλαξης.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση O3.1: Έλεγχος των φακέλων σας. Ανοίξτε το mailbox σας στο webmail και σε κάθε συσκευή στην οποία το χρησιμοποιείτε. Σημειώστε για κάθε συσκευή ποιον φάκελο χρησιμοποιεί για τα Απεσταλμένα, τον Κάδο απορριμμάτων, τα Πρόχειρα και το Spam. Έχετε διπλούς φακέλους; Επιλέξτε έναν ανά λειτουργία, ρυθμίστε κάθε συσκευή σε αυτόν, μετακινήστε τα μηνύματα και διαγράψτε τους άδειους φακέλους. Στη συνέχεια συμπληρώστε τη λίστα ελέγχου και απαντήστε στην ερώτηση: ποιον φάκελο υπέδειξε ο ίδιος ο server και πώς το αναγνωρίσατε;

Περαιτέρω ανάγνωση

Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τους πίνακες ελέγχου της WebOké· σε άλλους παρόχους λειτουργεί παρόμοια.

• Εγχειρίδιο DirectAdmin 8.7: IMAP ή POP3: ποια είναι η διαφορά;
• IMAP ή POP3: ποια είναι η διαφορά και ποιο να επιλέξετε;
• Εγχειρίδιο DirectAdmin 18.11: Ένα E-mail διαγράφηκε κατά λάθος
• Επαναφορά mailbox ή διαγραμμένων email από το αντίγραφο ασφαλείας
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)
• Φάκελοι στο mailbox σας: Εισερχόμενα, Απεσταλμένα, Πρόχειρα, Κάδος απορριμμάτων, Ανεπιθύμητα και Αρχείο
• Roundcube Webmail 6.1: Δημιουργία και διαχείριση φακέλων
• Το Thunderbird με το email σας στη WebOké και το Nextcloud 3.3: Δημιουργία φακέλων και σωστός φάκελος για Απεσταλμένα, Προσχέδια και Απορρίμματα
• Το Outlook με τη δική σας διεύθυνση email 3.5: Φάκελοι, απεσταλμένα μηνύματα και γεμάτο mailbox