Die DSGVO: Datenschutzerklärung und Formulare

Modul 7: Datenschutz und Regeln · Lesezeit: 11 Minuten

Lernziel: Nach dieser Lektion können Sie benennen, welche personenbezogenen Daten Ihre AI Builder-Website verarbeitet und auf welcher Rechtsgrundlage. Sie lassen mit dem Button Datenschutzerklärung erstellen eine Erklärung anlegen und ergänzen sie kritisch. Sie beschränken Ihr Kontaktformular auf das Nötige und können erklären, wer mitliest: Ihr Hoster, Maildienste und das KI-Modell beim Erstellen.

Kernbegriffe: personenbezogene Daten, Verarbeitung, Verantwortlicher, Auftragsverarbeiter, Rechtsgrundlage, Informationspflicht, Datenschutzerklärung, Datenminimierung, Speicherdauer, Auftragsverarbeitungsvertrag

Diese Lektion erklärt die Regeln, wie sie am 10. November 2026 gelten. Sie ist keine Rechtsberatung. Wenn Sie bei Ihrer eigenen Situation unsicher sind, fragen Sie einen Juristen oder Ihren Branchenverband.

Welche personenbezogenen Daten Ihre Website verarbeitet

Personenbezogene Daten sind alle Angaben über eine erkennbare Person: ein Name, eine E-Mail-Adresse, aber auch eine IP-Adresse. Alles, was Sie damit tun, heißt Verarbeitung. Gehen Sie die Bestandteile Ihrer eigenen Website durch:

• Kontaktformular: Name, E-Mail-Adresse, Nachricht und jedes Feld, das Sie hinzugefügt haben. Der Builder speichert Nachrichten zum Schutz vor Missbrauch auch auf dem Server, mit IP-Adresse und Browser des Absenders.
• Newsletter: eine E-Mail-Adresse, die bei einem Dienst wie Mailchimp, Laposta, Brevo oder MailerLite auf Ihrer Liste landet.
• Integrationen wie Google Analytics, Google Ads oder das Meta-Pixel: Sie sammeln Daten über den Besuch, meist mit Cookies (Lektion 7.2).
• Widgets und Videos eines anderen Anbieters: Dieser Anbieter sieht mindestens die IP-Adresse Ihres Besuchers.
• Spamschutz mit Cloudflare Turnstile oder hCaptcha: Der Besucher lädt ein Skript dieses Dienstes.

Schildersbedrijf Example hat ein Formular, eine Google-Maps-Karte und Google Analytics: drei Verarbeitungen mit drei Anbietern.

Die DSGVO in Kürze

Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) gilt in der gesamten EU. Als Inhaber der Website sind Sie der Verantwortliche: Sie bestimmen, warum und wie Daten verarbeitet werden, auch wenn ein anderer das technisch erledigt. Drei Regeln sind für Ihre Website am wichtigsten.

1. Eine Rechtsgrundlage pro Zweck (Artikel 6). Es gibt sechs Rechtsgrundlagen. Für eine Website nutzen Sie meist drei: Einwilligung (der Newsletter, Messcode, der Besucher verfolgt), Erfüllung eines Vertrags oder die Schritte davor (jemand fragt ein Angebot an) und berechtigtes Interesse (eine allgemeine Frage beantworten, Spam abwehren). Wählen Sie pro Zweck eine Rechtsgrundlage und halten Sie sie schriftlich fest.
2. Nicht mehr als nötig (Artikel 5): Fragen Sie nur die Daten ab, die Sie für den Zweck brauchen (Datenminimierung), und speichern Sie sie nicht länger als nötig (Speicherdauer).
3. Sagen Sie es (Artikel 13, die Informationspflicht). Sie teilen mit, wer Sie sind und wie man Sie erreicht, wofür und auf welcher Rechtsgrundlage Sie Daten verwenden, an wen Sie sie weitergeben, ob sie die EU verlassen, wie lange Sie sie speichern, welche Rechte der Besucher hat und dass er sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren kann. Auf einer Website tun Sie das mit einer Datenschutzerklärung.

In den Niederlanden führt die Autoriteit Persoonsgegevens (AP) die Aufsicht; jedes EU-Land hat eine eigene Aufsichtsbehörde. In Deutschland ist für Unternehmen die Landesdatenschutzbehörde Ihres Bundeslandes zuständig.

Der Button Datenschutzerklärung erstellen

Sobald Ihre Website ein Formular, einen Newsletter, eine Integration oder einen Dienst eines anderen Anbieters enthält, weist der Builder Sie darauf hin, dass Sie eine Datenschutzerklärung brauchen. Diesen Hinweis sehen Sie unter Einstellungen > Cookies und Einwilligung und auch im Fenster von Veröffentlichen. Dort finden Sie den Button Datenschutzerklärung erstellen.

Der Button arbeitet ohne KI und kostet keine Bearbeitungen. Der Builder erstellt eine neue Seite Datenschutzerklärung aus dem, was bereits auf Ihrer Website steht:

• Wer wir sind: Name, Adresse, Handelsregisternummer, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefon. Adresse und E-Mail stammen aus Ihren Unternehmensdaten für Google (Lektion 6.3) oder Ihrer Kontaktseite; eine Handelsregisternummer findet er, wenn sie auf Ihrer Website steht, zum Beispiel "HRB 12345" in der Fußzeile.
• Kontaktformular: welche Felder Ihr Formular abfragt, auch Ihre eigenen Felder, und wofür Sie sie verwenden; außerdem der Spamschutz, falls Sie ihn gewählt haben.
• Newsletter: dass Sie die Adresse zum Versand des Newsletters verwenden, über welchen Dienst und wie man sich abmeldet.
• Wie lange wir Ihre Daten speichern: Nachrichten und Anmeldungen liegen höchstens 12 Monate auf dem Server des Website-Builders; IP-Adresse und Browser werden nach 30 Tagen gelöscht.
• Warum wir Ihre Daten verwenden dürfen: pro Zweck (Formular, Newsletter, Dienste von Drittanbietern) eine Stelle, an der Sie die Rechtsgrundlage wählen, mit den üblichen Möglichkeiten dabei.
• Wer Ihre Daten erhält: WebOké als Hoster, die Dienste von Drittanbietern und eine Stelle für weitere Empfänger, etwa Ihren Maildienst oder Ihren Steuerberater.
• Cookies und Dienste von Drittanbietern: jeder Dienst, der zu diesem Zeitpunkt auf Ihrer Website läuft, mit der Art (zum Beispiel Statistik oder Funktional) und den Cookies, und eine Stelle, an der Sie eintragen, welche Dienste Daten außerhalb der EU verarbeiten.
• Ihre Rechte, das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde und Kontakt.

Was der Builder nicht weiß, erfindet er nicht. An dieser Stelle steht dann fett ein Text in eckigen Klammern, etwa [Tragen Sie hier Ihre Handelsregisternummer ein] oder [Tragen Sie hier Ihre Adresse ein]. Der Builder meldet, wie viele solcher Stellen es gibt; Sie ändern sie per Doppelklick auf den Text. Die Seite erhält außerdem eine Beschreibung für Suchmaschinen. Die Seite wird sofort Ihre Datenschutzseite: Das Cookie-Banner verlinkt mit Mehr zum Datenschutz darauf, die Fußzeile erhält einen Link unter Informationen und unter Ihrem Formular erscheint ein Verweis. Ist in der Fußzeile kein Platz, meldet der Builder das und Sie bitten im Chat darum.

Was Sie selbst noch prüfen und ergänzen

Die Erklärung ist ein guter Anfang; die Verantwortung bleibt bei Ihnen. Prüfen Sie:

• Eckige Klammern: Suchen Sie nach [ und füllen Sie alles aus. Veröffentlichen warnt Sie vor offenen Stellen und nennt die Seite, hält Sie aber nicht auf; mit einer offenen Stelle genügt die Erklärung nicht.
• Rechtsgrundlagen: Wählen Sie pro Zweck die passende Rechtsgrundlage und entfernen Sie die andere Möglichkeit, zum Beispiel: "Wir beantworten Ihre Anfrage auf Grundlage unseres berechtigten Interesses; fragen Sie ein Angebot an, dann auf Grundlage der Schritte vor einem Vertragsschluss."
• Empfänger und Übermittlung: Tragen Sie Ihren Maildienst oder andere Empfänger ein oder entfernen Sie diese Zeile. Wenn Sie amerikanische Dienste wie Google Analytics oder das Meta-Pixel verwenden, tragen Sie ein, dass Daten die EU verlassen können und auf welcher Grundlage.
• Ihr eigenes Postfach: Die 12 Monate betreffen den Server des Builders. Legen Sie auch eine Frist für die Nachrichten in Ihrem Postfach fest, zum Beispiel "Angebotsanfragen ohne Auftrag löschen wir nach einem Jahr".
• Später hinzugefügt: Die Erklärung ist eine Momentaufnahme. Setzen Sie später ein Widget oder eine Integration auf Ihre Website, erscheint sie automatisch im Cookie-Banner, aber nicht im Text Ihrer Datenschutzerklärung. Passen Sie den Text dann selbst an, oder stellen Sie unter Datenschutzseite die Auswahl auf Noch keine Datenschutzseite, erstellen Sie mit dem Button eine neue und löschen Sie die alte Seite im Bereich Seiten.

Formulare: nur abfragen, was nötig ist

Das Formular fragt standardmäßig Name, E-Mail-Adresse und Nachricht ab; Felder fügen Sie über den Chat hinzu. Fragen Sie sich bei jedem Feld: Brauche ich das, um die Anfrage zu beantworten? Schildersbedrijf Example möchte für ein Angebot den Ort des Auftrags wissen und ob es sich um Innen- oder Außenarbeiten handelt. Eine Wohnadresse, ein Geburtsdatum oder eine Pflichtangabe der Telefonnummer ist mehr als nötig.

Dateien hochladen ist im Formular nicht möglich; geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an für alle, die Fotos vom Auftrag schicken möchten.

Zwei Einstellungen unter Einstellungen > Formulare haben mit Datenschutz zu tun:

• Dem Besucher eine Kopie senden: Der Besucher erhält seine eigene Nachricht per E-Mail zurück. Auch das ist eine Verarbeitung: Erwähnen Sie sie in Ihrer Erklärung, wenn Sie sie einschalten.
• Newsletter: Das Häkchen zur Anmeldung steht im Formular und ist anfangs leer; nur wer es setzt, kommt auf die Liste. Verwenden Sie immer ein Double-Opt-in (der Besucher bestätigt per E-Mail), damit niemand eine fremde Adresse auf Ihre Liste setzt. Bei Mailchimp und Brevo regelt der Builder das selbst; bei Laposta schalten Sie es bei der Liste ein und bei MailerLite in Ihrem Konto.

Unter der kostenlosen Adresse verschickt das Formular nichts, aber stellen Sie die Erklärung schon online, bevor Ihre Website unter Ihrer eigenen Domain live geht.

Wer verarbeitet mit?

Ein Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag. Mit einem Auftragsverarbeiter schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Artikel 28 DSGVO).

• WebOké als Hoster speichert Ihre Website, Ihre Formularnachrichten und Ihre E-Mails. Der Auftragsverarbeitungsvertrag ist eine Anlage zu den AGB (Wissensdatenbank 219). Website und E-Mail liegen auf Servern in den Niederlanden.
• Ein Maildienst für Ihr Formular (Postmark, Brevo, Mailgun, SendGrid) oder ein Newsletterdienst: Den Vertrag damit schließen Sie selbst, bei diesem Dienst.
• Google oder Meta bestimmen bei Werbung teilweise selbst, was sie mit Daten tun; lesen Sie, was diese Anbieter angeben, und nennen Sie sie in Ihrer Erklärung.

Und das KI-Modell? Die Texte Ihrer Website erstellt ein KI-Modell von OpenAI (amerikanisch). Dorthin geht, was Sie dem Builder geben: Ihre Beschreibung, Ihre Anweisungen, mitgeschickte Dateien und bei Bestehende Website erneuern die Texte Ihrer aktuellen Website und höchstens 12 Fotos. Nachrichten von Besuchern über Ihr Formular gehen nicht dorthin. Schreiben Sie also keine Daten anderer Personen in Ihre Anweisungen, die nicht auf die Website gehören: Eine Kundenliste, ein Angebot mit Name und Adresse oder ein Passwort gehören nicht in den Chat und nicht in das Gedächtnis.

Im Builder: So gehen Sie vor

1. Öffnen Sie Einstellungen (unten in der Seitenleiste), dann Cookies und Einwilligung, und klicken Sie auf Datenschutzerklärung erstellen.
2. Öffnen Sie die neue Seite und füllen Sie jede Stelle in eckigen Klammern aus.
3. Wählen Sie die Rechtsgrundlagen, tragen Sie die Empfänger ein und ergänzen Sie die Frist für Ihr Postfach.
4. Prüfen Sie, ob der Link in der Fußzeile steht.
5. Klicken Sie auf Veröffentlichen oder Änderungen veröffentlichen.

Zusammenfassung

• Auch eine einfache Website verarbeitet personenbezogene Daten: Formular, Newsletter, Messcode, Widgets und Spamschutz.
• Die DSGVO verlangt eine Rechtsgrundlage pro Zweck, nicht mehr Daten als nötig und eine Datenschutzerklärung mit den Informationen aus Artikel 13.
• Datenschutzerklärung erstellen füllt aus, was bereits auf Ihrer Website steht, und setzt eckige Klammern, wo etwas fehlt oder Sie wählen müssen; Sie ergänzen (eckige Klammern, Rechtsgrundlagen, Empfänger, Ihr Postfach) und halten die Erklärung aktuell.
• Fragen Sie in Ihrem Formular nur ab, was Sie brauchen; Newsletter nur mit leerem Häkchen und Double-Opt-in.
• WebOké ist Ihr Auftragsverarbeiter mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag; das KI-Modell erhält nur, was Sie dem Builder geben.

Quiz

Aufgabe

Aufgabe A7.1: Ihre Datenschutzerklärung. Erstellen Sie mit Datenschutzerklärung erstellen die Erklärung für Ihre Website, füllen Sie alle Stellen in eckigen Klammern aus, ergänzen Sie die Rechtsgrundlagen und Ihre Empfänger und stellen Sie Ihre Website erneut online. Geben Sie danach die Webadresse Ihrer AI Builder-Website ein (Ihre kostenlose Adresse auf weboke.site oder Ihre eigene Domain). Das Programm besucht Ihre Website wie ein Besucher: Es öffnet die Startseite und die Seiten aus Ihrem Menü und prüft, ob auf jeder Seite ein Link zu einer Datenschutzerklärung steht, ob diese Seite erreichbar ist, ob noch Text in eckigen Klammern darin steht und ob Ihre Kontaktdaten (Name und E-Mail-Adresse oder Adresse) enthalten sind. Sie sehen pro Punkt Grün, Orange oder Rot.

Weiterführende Links

• DSGVO für Ihre Website: Cookies, externe Inhalte, Formulare und Datenschutzerklärung
• Auftragsverarbeitungsvertrag: Wo finde ich diesen?
• Kostenloser WordPress-Kurs 9.3: DSGVO: Cookies, Formulare und Datenschutzerklärung
• Recht auf Information (niederländische Quelle, Aufsichtsbehörde Autoriteit Persoonsgegevens, auf Niederländisch): https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/basis-avg/privacyrechten-avg/recht-op-informatie
• Handelt es sich hierbei um ein Datenleck und muss ich es melden?