Mappar och synkronisering: varför du har två "Skickat"

Modul 3: Hantera din e-postlåda · Lästid: 9 minuter

Lärandemål: Efter den här lektionen kan du förklara hur IMAP-mappar på servern fungerar, få ditt e-postprogram att använda rätt specialmappar och förhindra att mejl hamnar dubbelt eller försvinner.

Nyckelbegrepp: IMAP-mapp, mapplista på servern, specialmappar (Skickat, Papperskorg, Utkast, Skräppost, Arkiv), special-use (RFC 6154), mappkoppling, prenumerera på mappar, radera och radera permanent (expunge), synkroniseringsperiod, offlinekopia

Var finns dina mappar egentligen?

I lektion 1.3 såg du skillnaden mellan IMAP och POP3. Med IMAP ligger din e-post på servern, och ditt e-postprogram visar det som finns där. Det gäller också mapparna. Skapar du en mapp "Offerter" i Thunderbird, så skapar Thunderbird den mappen på servern. Din telefon ser den sedan också, och webbmejlen likaså.

Det är precis vad du vill. Men det betyder också att ett e-postprogram kan skapa mappar på servern som du inte tänkt dig. Och om två program inte är överens om vad en mapp heter, får du två.

Några saker att känna till om mappar på en IMAP-server:

Inkorgen heter alltid INBOX på servern. Det är den enda mappen med ett fast namn. Ditt program översätter den till "Inkorg", "Inbox" eller "Inkommande".
Alla andra mappar har ett fritt namn. Servern känner inte till någon "riktig" Skickat-mapp, om den inte själv anger det (se nedan).
Undermappar skiljs åt av ett tecken, oftast en punkt eller ett snedstreck: INBOX.Offertes eller Offertes/2026. Det ser du sällan, men det förklarar varför vissa program lägger alla mappar under Inkorgen.
Ett program visar ibland bara de mappar som det prenumererar på. En mapp som finns på servern, men som du inte prenumererar på, verkar då ha försvunnit.

Problemet med specialmapparna

Ditt e-postprogram behöver några mappar för att fungera:

Uppgift	Vanliga namn på servern
Spara en kopia av skickade mejl	`Sent`, `Sent Items`, `Sent Messages`, `Verzonden`, `Verzonden items`
Spara raderade mejl tillfälligt	`Trash`, `Deleted Items`, `Deleted Messages`, `Prullenbak`, `Verwijderde items`
Spara utkast	`Drafts`, `Concepten`
Spara skräppost	`Junk`, `Spam`, `Ongewenste e-mail`
Arkiv	`Archive`, `Archief`

Varje program har sina egna förval. Apple Mail använder som standard andra namn än Outlook, och Outlook i sin tur andra än Gmail-appen. Ställer du in din e-postlåda på tre enheter utan att tänka på det, kan det bli så här:

Outlook lägger skickade mejl i Sent Items.
Din iPhone lägger skickade mejl i Sent Messages.
Webbmejlen lägger skickade mejl i Sent.

Då har du tre Skickat-mappar, och på varje enhet ser du bara en del av det du har skickat. Det är det vanligaste klagomålet om IMAP: "jag ser inte på telefonen vad jag har skickat från datorn".

Lösningen: special-use

Sedan 2011 finns ett tillägg till IMAP där servern anger vilken mapp som är till för vad: special-use (RFC 6154). Servern säger då till exempel "den här mappen heter Sent och har funktionen \Sent". Ett modernt e-postprogram tar över det och skapar ingen egen mapp längre.

De flesta mailservrar stöder detta, och de flesta program också. Men det går fortfarande ofta fel med:

en e-postlåda som funnits i flera år och där gamla program redan har skapat egna mappar;
en e-postlåda som flyttats från en annan leverantör, där mapparna hette något annat;
program som du ställt in manuellt innan servern gav special-use;
POP3 (där finns inga mappar på servern, så varje enhet sparar sin egen Skickat-mapp lokalt).

Koppla mapparna rätt själv

Har du redan dubbla mappar, eller är du osäker? Välj då en mapp per funktion och tala om för varje program vilken mapp det är. Välj helst den mapp som servern själv pekar ut. Den känner du igen i webbmejlen: där står Skickat-mappen oftast högst upp med en egen ikon.

Var ställer du in det?

Thunderbird: Kontoinställningar (Account Settings), ditt konto, Kopior & mappar (Copies & Folders) (Skickat, Utkast, Arkiv) och Serverinställningar (Server Settings) (vad som händer med raderade meddelanden, och till vilken mapp).
Apple Mail på Mac: Inställningar, Konton, ditt konto, Brevlådebeteenden (Mailbox Behaviors). På iPhone: Inställningar, E-post, Konton, ditt konto, själva kontot, Avancerad, och välj sedan mappen på servern för varje funktion.
Klassiska Outlook: för ett IMAP-konto väljer du i kontoinställningarna (Fler inställningar (More Settings), Avancerad) sökvägen till rotmappen och mappen för borttagna objekt. För skickade objekt har klassiska Outlook i många versioner inget val: den använder mappen som servern pekar ut, och annars sin egen.
Gmail-appen: använder mappen som servern pekar ut; du kan inte ställa in det per mapp.

Därefter flyttar du mejlen från de överflödiga mapparna till den valda mappen och tar bort de tomma mapparna. Gör det på en enhet (helst webbmejlen eller datorn) och vänta tills de andra enheterna har tagit över ändringen.

Radera sker i två steg

I IMAP är radering egentligen att sätta en flagga. Ett meddelande får markeringen raderad (\Deleted), men finns kvar på servern. Först när programmet ger kommandot expunge är det verkligen borta. De flesta program gör så här:

Du trycker på Radera. Programmet flyttar meddelandet till Papperskorgen (egentligen: kopierar det till Papperskorgen och markerar originalet som raderat).
Originalet raderas permanent direkt eller när programmet stängs (expunge).
Först när du tömmer Papperskorgen är meddelandet borta från servern.

Vissa program är inställda på ett annat sätt. Då ser du överstrukna meddelanden som aldrig försvinner: de är markerade, men aldrig permanent raderade. Och de räknas fortfarande in i ditt lagringsutrymme. Leta då i ditt program efter Komprimera mapp (Compact Folder) i Thunderbird, Rensa raderade meddelanden (Expunge) eller en inställning som "radera borttagna objekt permanent när du lämnar mappen".

Viktigt: radera på en enhet är radera på alla enheter. Det är hela poängen med IMAP. Vill du få bort ett meddelande från telefonen men behålla det på datorn, så går det inte med IMAP. Du kan som mest synkronisera en kortare period på telefonen (se nedan).

Har något ändå försvunnit? Många leverantörer sparar säkerhetskopior som en e-postlåda eller mapp kan återställas från, men oftast bara under en begränsad tid. Räkna inte med det som arkiv.

Hur mycket synkroniserar du?

Ett e-postprogram behöver inte hämta allt. På telefonen är det ofta praktiskt att bara synkronisera de senaste veckorna, eller bara låta Inkorgen pushas. Det sparar utrymme och batteri. Det ändrar ingenting på servern: de gamla mejlen finns kvar där, du ser dem bara inte på den enheten.

På datorn gör de flesta program en offlinekopia av e-postlådan (Outlook i en .ost-fil, Thunderbird och Apple Mail i sin egen mapp). Det är en kopia, ingen säkerhetskopia: raderar du något på servern försvinner det också från offlinekopian. En riktig lokal lagringsplats är en mapp som du själv skapar under Lokala mappar (Local Folders) i Thunderbird, På min Mac (On My Mac) i Apple Mail eller i en .pst-datafil (Outlook). Det du drar dit finns inte längre på servern. Mer om det i lektion 3.2.

I praktiken: så ser det ut i en panel

I WebOkés webbmejl (Roundcube) ser du till vänster alla mappar på servern. Under Inställningar, Mappar kan du skapa, byta namn på och ta bort mappar samt slå på eller av prenumerationen på dem. Under Inställningar, Egenskaper (Preferences), Specialmappar (Special Folders) ser du vilken mapp som används som Skickat, Utkast, Papperskorg och Skräppost. Hos WebOké pekar servern ut mappen Junk som skräppostmapp, och webbmejlen visar den som Skräppost. Mer om detta läser du i artikeln om mappar i din e-postlåda. Hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt; webbmejlen kan heta något annat där, men nästan alla webbmejl har en sådan mapphantering.

Sammanfattning

Med IMAP ligger även dina mappar på servern. Varje enhet ser samma mappar.
Bara INBOX har ett fast namn. Skickat, Papperskorg, Utkast och Skräppost heter olika i olika program, om inte servern pekar ut dem (special-use, RFC 6154).
Dubbla Skickat-mappar löser du genom att välja en mapp per funktion och ställa in varje program på den.
Radering i IMAP är att markera och sedan radera permanent (expunge). Markerade meddelanden räknas fortfarande in i ditt lagringsutrymme.
En offlinekopia är ingen säkerhetskopia; en lokal mapp är däremot en separat lagringsplats.

Quiz

Uppgift

Uppgift O3.1: Gå igenom dina mappar. Öppna din e-postlåda i webbmejlen och på varje enhet där du använder den. Anteckna för varje enhet vilken mapp den använder för Skickat, Papperskorg, Utkast och Skräppost. Har du dubbla mappar? Välj en per funktion, ställ in varje enhet på den, flytta mejlen och ta bort de tomma mapparna. Fyll sedan i checklistan och svara på frågan: vilken mapp pekade servern själv ut, och hur kände du igen det?

Uppgift O3.1: Gå igenom dina mappar

Den här uppgiften gör du själv; ingen kontrollerar den. Bocka av vad du har gjort och markera uppgiften som klar.

Varje enhet använder samma mapp på servern för Skickat.
Samma sak för Papperskorg och Utkast.
Överflödiga mappar har tömts (mejl flyttade) och tagits bort.
Ett mejl som jag skickar från enhet A ser jag på enhet B i Skickat.

Hade du dubbla mappar, och vilka?

Vilken mapp pekade servern ut, och hur kände du igen det?

Dina bockar och anteckningar sparas bara i den här webbläsaren; vi skickar dem ingenstans. Är du inloggad sparar vi i Mina kurser bara att du har gjort uppgiften.

Läs mer

Stegen i de här artiklarna gäller för WebOkés paneler; hos andra leverantörer fungerar det på liknande sätt.

Cookies på WebOké

Cookieinställningar

Nödvändiga

Marknadsföring