RODO: polityka prywatności i formularze

Moduł 7: Prywatność i przepisy · Czas czytania: 11 min

Cel lekcji: Po tej lekcji będą Państwo potrafili wskazać, jakie dane osobowe przetwarza Państwa strona z AI Builder i na jakiej podstawie. Będą Państwo umieli przygotować politykę prywatności przyciskiem Utwórz politykę prywatności, krytycznie ją sprawdzić i uzupełnić oraz ograniczyć formularz kontaktowy do niezbędnych pól. Dowiedzą się Państwo również, kto ma wgląd w dane: firma hostingowa, usługi pocztowe oraz model AI podczas budowy strony.

Kluczowe pojęcia: dane osobowe, przetwarzanie, administrator danych, podmiot przetwarzający, podstawa prawna, obowiązek informacyjny, polityka prywatności, minimalizacja danych, okres przechowywania, umowa powierzenia przetwarzania danych

Ta lekcja opisuje przepisy obowiązujące na dzień 10 listopada 2026. Nie stanowi porady prawnej. W razie wątpliwości co do Państwa sytuacji prosimy zwrócić się do prawnika lub organizacji branżowej.

Jakie dane osobowe przetwarza Państwa strona

Dane osobowe to wszelkie informacje o osobie, którą można zidentyfikować: imię i nazwisko, adres e-mail, ale także adres IP. Wszystko, co Państwo z nimi robią, nazywa się przetwarzaniem. Prosimy przejrzeć elementy swojej strony:

• Formularz kontaktowy: imię i nazwisko, adres e-mail, wiadomość oraz każde dodane przez Państwa pole. Kreator przechowuje wiadomości również na serwerze, razem z adresem IP i przeglądarką nadawcy, aby zapobiegać nadużyciom.
• Newsletter: adres e-mail, który trafia na Państwa listę w usłudze takiej jak Mailchimp, Laposta, Brevo lub MailerLite.
• Integracje, takie jak Google Analytics, Google Ads lub Meta-pixel: zbierają dane o wizycie, zwykle za pomocą plików cookie (lekcja 7.2).
• Widżety i filmy innych dostawców: taki dostawca widzi co najmniej adres IP odwiedzającego.
• Ochrona przed spamem za pomocą Cloudflare Turnstile lub hCaptcha: odwiedzający wczytuje skrypt tej usługi.

Schildersbedrijf Example ma formularz, mapę Google Maps i Google Analytics: trzy rodzaje przetwarzania z udziałem trzech podmiotów.

RODO w skrócie

RODO (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) obowiązuje w całej UE. Jako właściciel strony są Państwo administratorem danych: to Państwo decydują, w jakim celu i w jaki sposób dane są przetwarzane, nawet jeśli technicznie robi to ktoś inny. Dla Państwa strony najważniejsze są trzy zasady.

1. Jedna podstawa prawna dla każdego celu (artykuł 6). Istnieje sześć podstaw prawnych. Na stronie internetowej zwykle korzysta się z trzech: zgody (newsletter, kod pomiarowy śledzący odwiedzających), wykonania umowy lub działań przed jej zawarciem (ktoś prosi o wycenę) oraz prawnie uzasadnionego interesu (odpowiedź na ogólne pytanie, blokowanie spamu). Prosimy wybrać jedną podstawę dla każdego celu i ją zapisać.
2. Nie więcej niż potrzeba (artykuł 5): prosimy zbierać tylko dane potrzebne do danego celu (minimalizacja danych) i nie przechowywać ich dłużej, niż to konieczne (okres przechowywania).
3. Informowanie (artykuł 13, obowiązek informacyjny). Podają Państwo, kim są i jak można się z Państwem skontaktować, w jakim celu i na jakiej podstawie korzystają Państwo z danych, komu je przekazują, czy trafiają poza UE, jak długo je przechowują, jakie prawa ma odwiedzający oraz że może złożyć skargę do organu nadzorczego. Na stronie internetowej służy do tego polityka prywatności.

W Holandii nadzór sprawuje Autoriteit Persoonsgegevens (AP), w Polsce Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO); każdy kraj UE ma własny organ nadzorczy.

Przycisk Utwórz politykę prywatności

Gdy tylko na stronie pojawi się formularz, newsletter, integracja lub usługa innego dostawcy, kreator informuje, że potrzebna jest polityka prywatności. Komunikat ten widzą Państwo w Ustawienia > Pliki cookie i zgody oraz w oknie Opublikuj. Tam znajduje się przycisk Utwórz politykę prywatności.

Przycisk działa bez AI i nie zużywa edycji. Kreator tworzy nową stronę Polityka prywatności na podstawie tego, co już jest na Państwa stronie:

• Kim jesteśmy: nazwa, adres, numer rejestrowy firmy, adres e-mail i ewentualnie telefon. Adres i e-mail pochodzą z danych firmy dla Google (lekcja 6.3) lub ze strony kontaktowej; numer rejestrowy kreator znajdzie, jeśli jest na stronie, na przykład "NIP 1234567890" w stopce.
• Formularz kontaktowy: o jakie pola prosi formularz, również te dodane przez Państwa, i do czego są używane; ochrona przed spamem, jeśli ją Państwo wybrali.
• Newsletter: że adres służy do wysyłki newslettera, przez jaką usługę i jak można się wypisać.
• Jak długo przechowujemy Państwa dane: wiadomości i zapisy pozostają na serwerze kreatora stron najwyżej 12 miesięcy; adres IP i przeglądarka są usuwane po 30 dniach.
• Dlaczego możemy wykorzystywać Państwa dane: dla każdego celu (formularz, newsletter, usługi innych dostawców) miejsce na wybór podstawy prawnej, wraz z typowymi opcjami.
• Kto otrzymuje Państwa dane: WebOké jako firma hostingowa, usługi innych dostawców oraz miejsce na innych odbiorców, takich jak usługa pocztowa lub księgowy.
• Pliki cookie i usługi innych dostawców: każda usługa działająca w danym momencie na stronie, z rodzajem (na przykład Statystyki lub Funkcjonalne) i plikami cookie, oraz miejsce na wpisanie, które usługi przetwarzają dane poza UE.
• Państwa prawa, prawo do skargi do organu nadzorczego oraz kontakt.

Czego kreator nie wie, tego nie wymyśla. W takim miejscu pojawia się pogrubiony tekst w nawiasach kwadratowych, na przykład [Proszę uzupełnić numer rejestrowy firmy] lub [Proszę uzupełnić adres]. Kreator podaje, ile jest takich miejsc; poprawiają je Państwo, klikając dwukrotnie tekst. Strona otrzymuje także opis dla wyszukiwarek. Strona od razu staje się Państwa stroną o prywatności: baner cookie prowadzi do niej linkiem Więcej o prywatności, w stopce pojawia się link w sekcji Informacje, a pod formularzem odnośnik. Jeśli w stopce nie ma miejsca, kreator o tym informuje, a link mogą Państwo dodać przez czat.

Co trzeba jeszcze samodzielnie sprawdzić i uzupełnić

Polityka to dobry początek, ale odpowiedzialność pozostaje po Państwa stronie. Prosimy sprawdzić:

• Nawiasy kwadratowe: prosimy wyszukać znak [ i wszystko uzupełnić. Opublikuj ostrzega przed miejscami do uzupełnienia i podaje stronę, ale Państwa nie zatrzymuje; z niewypełnionym miejscem polityka nie spełnia wymogów.
• Podstawy prawne: prosimy wybrać dla każdego celu odpowiednią podstawę prawną i usunąć drugą opcję, na przykład: "Odpowiadamy na Państwa pytanie na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu; jeśli proszą Państwo o wycenę, na podstawie działań przed zawarciem umowy."
• Odbiorcy i przekazywanie danych: prosimy wpisać usługę pocztową lub innych odbiorców albo usunąć ten wiersz. Jeśli korzystają Państwo z amerykańskich usług, takich jak Google Analytics lub Meta-pixel, prosimy wpisać, że dane mogą trafiać poza UE, i na jakiej podstawie.
• Własna skrzynka pocztowa: 12 miesięcy dotyczy serwera kreatora. Prosimy określić także okres przechowywania wiadomości w swojej skrzynce, na przykład "zapytania ofertowe, które nie zakończyły się zleceniem, usuwamy po roku".
• Elementy dodane później: polityka to stan na dany moment. Jeśli później dodadzą Państwo widżet lub integrację, pojawi się on automatycznie w banerze cookie, ale nie w tekście polityki prywatności. Prosimy wtedy samodzielnie poprawić tekst albo w polu Strona o prywatności wybrać Brak strony o prywatności, utworzyć nową przyciskiem i usunąć starą stronę w panelu Strony.

Formularze: tylko niezbędne dane

Formularz domyślnie prosi o imię i nazwisko, adres e-mail i wiadomość; pola dodaje się przez czat. Przy każdym polu prosimy zadać sobie pytanie: czy potrzebuję tego, aby odpowiedzieć na zapytanie? Schildersbedrijf Example chce do wyceny znać miejscowość zlecenia i wiedzieć, czy chodzi o prace wewnątrz, czy na zewnątrz. Adres zamieszkania, data urodzenia lub obowiązkowy numer telefonu to więcej, niż potrzeba.

Formularz nie pozwala przesyłać plików; osobom, które chcą wysłać zdjęcia zlecenia, prosimy podać swój adres e-mail.

Dwa ustawienia w Ustawienia > Formularze dotyczą prywatności:

• Wyślij kopię odwiedzającemu: odwiedzający otrzymuje swoją wiadomość e-mailem. To także przetwarzanie: jeśli Państwo je włączą, prosimy wspomnieć o nim w polityce.
• Newsletter: pole wyboru do zapisu znajduje się w formularzu i domyślnie jest puste; na listę trafia tylko ten, kto je zaznaczy. Prosimy zawsze stosować podwójną rejestrację (odwiedzający potwierdza zapis e-mailem), aby nikt nie dopisał do listy cudzego adresu. W Mailchimp i Brevo kreator ustawia to sam; w Laposta włączają to Państwo przy liście, a w MailerLite na swoim koncie.

Na darmowym adresie formularz niczego nie wysyła, ale prosimy umieścić politykę na stronie, zanim strona zostanie uruchomiona we własnej domenie.

Kto jeszcze przetwarza dane?

Podmiot przetwarzający przetwarza dane osobowe w Państwa imieniu. Z podmiotem przetwarzającym zawierają Państwo umowę powierzenia przetwarzania danych (artykuł 28 RODO).

• WebOké jako firma hostingowa przechowuje Państwa stronę, wiadomości z formularzy i pocztę. Umowa powierzenia przetwarzania danych stanowi załącznik do regulaminu sklepu WebOké (baza wiedzy 219). Strona i poczta znajdują się na serwerach w Holandii.
• Usługa pocztowa dla formularza (Postmark, Brevo, Mailgun, SendGrid) lub usługa newslettera: tu umowę zawierają Państwo samodzielnie, z daną usługą.
• Google lub Meta przy reklamach częściowo same decydują, co robią z danymi; prosimy zapoznać się z ich informacjami i wymienić je w polityce.

A model AI? Teksty Państwa strony tworzy model AI firmy OpenAI (amerykańskiej). Trafia do niego to, co Państwo przekazują kreatorowi: opis, polecenia, dołączone pliki oraz, przy Odśwież istniejącą stronę, teksty obecnej strony i najwyżej 12 zdjęć. Wiadomości od odwiedzających wysłane przez formularz tam nie trafiają. Dlatego prosimy nie umieszczać w poleceniach danych innych osób, które nie powinny znaleźć się na stronie: lista klientów, wycena z imieniem, nazwiskiem i adresem czy hasło nie powinny trafiać do czatu ani do Pamięć.

W kreatorze: jak to zrobić

1. Prosimy otworzyć Ustawienia (na dole paska bocznego), Pliki cookie i zgody i kliknąć Utwórz politykę prywatności.
2. Otworzyć nową stronę i uzupełnić każde miejsce w nawiasach kwadratowych.
3. Wybrać podstawy prawne, wpisać odbiorców i dodać okres przechowywania wiadomości w skrzynce.
4. Sprawdzić, czy link znajduje się w stopce.
5. Kliknąć Opublikuj lub Opublikuj zmiany.

Podsumowanie

• Nawet prosta strona przetwarza dane osobowe: formularz, newsletter, kod pomiarowy, widżety i ochrona przed spamem.
• RODO wymaga podstawy prawnej dla każdego celu, nie więcej danych niż potrzeba oraz polityki prywatności z informacjami z artykułu 13.
• Utwórz politykę prywatności uzupełnia to, co już jest na stronie, i wstawia nawiasy kwadratowe tam, gdzie czegoś brakuje lub gdzie muszą Państwo coś wybrać; Państwo uzupełniają resztę (nawiasy, podstawy prawne, odbiorców, skrzynkę pocztową) i aktualizują tekst.
• W formularzu prosimy pytać tylko o to, co niezbędne; newsletter wyłącznie z pustym polem wyboru i podwójną rejestracją.
• WebOké jest Państwa podmiotem przetwarzającym na podstawie umowy powierzenia; model AI otrzymuje tylko to, co Państwo przekazują kreatorowi.

Quiz

Zadanie

Zadanie A7.1: Polityka prywatności. Prosimy utworzyć politykę prywatności dla swojej strony przyciskiem Utwórz politykę prywatności, uzupełnić wszystkie miejsca w nawiasach kwadratowych, dodać podstawy prawne i odbiorców, a następnie ponownie opublikować stronę. Potem prosimy podać adres swojej strony z AI Builder (darmowy adres na weboke.site lub własną domenę). Program odwiedza stronę jak odwiedzający: otwiera stronę główną i strony z menu, a następnie sprawdza, czy na każdej stronie jest link do polityki prywatności, czy ta strona jest dostępna, czy nie zawiera jeszcze tekstu w nawiasach kwadratowych oraz czy zawiera Państwa dane kontaktowe (nazwę i adres e-mail lub adres). Przy każdym punkcie zobaczą Państwo kolor zielony, pomarańczowy lub czerwony.

Więcej informacji

• RODO dla Państwa strony internetowej: pliki cookie, treści zewnętrzne, formularze i polityka prywatności
• Umowa powierzenia przetwarzania danych: gdzie ją znaleźć?
• Darmowy kurs WordPress 9.3: RODO: pliki cookie, formularze i polityka prywatności
• Prawo do informacji (holenderski organ nadzorczy Autoriteit Persoonsgegevens, źródło w języku niderlandzkim): https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/basis-avg/privacyrechten-avg/recht-op-informatie
• Czy jest to naruszenie ochrony danych osobowych i czy muszę je zgłosić?