Foldery w Państwa skrzynce pocztowej: Odebrane, Wysłane, Wersje robocze, Kosz, Spam i Archiwum

W skrzynce pocztowej zawsze znajduje się kilka stałych folderów: Skrzynka odbiorcza, Wysłane, Wersje robocze, Kosz, Wiadomości-śmieci, a często także Archiwum. W telefonie mogą się one nazywać inaczej niż w komputerze, a czasem dany folder widać podwójnie. W tym artykule wyjaśniamy, skąd programy pocztowe wiedzą, do czego służy który folder, jak działa to w WebOké oraz jak rozwiązać najczęstsze problemy.

Standard: foldery specjalne ze stałą etykietą

Program pocztowy komunikuje się z naszym serwerem poczty przez IMAP. Dla stałych folderów istnieje światowy standard, rozszerzenie IMAP SPECIAL-USE (RFC 6154). Serwer nadaje każdemu stałemu folderowi etykietę, która określa jego przeznaczenie:

Skrzynka odbiorcza nie potrzebuje etykiety: w IMAP zawsze nazywa się INBOX. \All i \Flagged nie są prawdziwymi folderami, lecz widokami, jak ‘Wszystkie wiadomości’ w Gmailu. Jeśli chcą Państwo widzieć wiadomości oznaczone flagą w jednym miejscu, program pocztowy zrobi to sam, na przykład za pomocą folderu inteligentnego.

Program pocztowy zgodny ze standardem kieruje się etykietą, a nie nazwą. Następnie wyświetla folder pod nazwą w Państwa języku. Dlatego na iPhonie widzą Państwo Śmieci, w Outlooku Wiadomości-śmieci, a w poczcie webmail Spam, choć na serwerze jest to jeden i ten sam folder Junk. To, co zrobią Państwo w tym folderze, będzie więc widoczne wszędzie.

Jaką nazwę widać w którym programie?

Poniższe nazwy pochodzą z polskich wersji programów. Mogą się nieco różnić w zależności od wersji.

Klasyczny Outlook nie zawsze przestrzega standardu. Może wtedy samodzielnie tworzyć dodatkowe foldery, takie jak Wiadomości-śmieci czy Elementy usunięte, obok folderów, które już istnieją na serwerze. Jak to rozwiązać, wyjaśniamy w dalszej części artykułu.

Foldery po kolei

Skrzynka odbiorcza. Tutaj trafia cała nowa poczta, z wyjątkiem spamu i wiadomości, które własny filtr kieruje do innego folderu. Jest to jedyny folder pobierany przez POP3.

Wysłane. Gdy wysyłają Państwo wiadomość, program pocztowy zapisuje jej kopię w folderze Sent na serwerze. Dzięki temu wysłaną pocztę widać także w telefonie i w poczcie webmail. W większości programów można wybrać, czy i gdzie ta kopia ma być zapisywana. Prosimy zawsze wybierać folder na serwerze, a nie folder na własnym komputerze.

Wersje robocze. Wiadomość, która nie została jeszcze wysłana, trafia do Drafts. Dzięki temu mogą Państwo zacząć ją pisać na komputerze, a dokończyć w telefonie.

Kosz. Gdy usuną Państwo wiadomość, program pocztowy przenosi ją do Trash. Zostaje ona trwale usunięta dopiero po opróżnieniu kosza. Do tego czasu wlicza się do miejsca zajmowanego przez skrzynkę pocztową.

Wiadomości-śmieci (Junk). Tutaj trafia spam rozpoznany przez nasz serwer. Jest to także folder, do którego Państwo sami przenoszą spam. Jak działa filtr antyspamowy i jak bardzo jest restrykcyjny, opisujemy w artykule Spam: tak WebOké go zatrzymuje, a tak można trenować i testować filtr antyspamowy

Archiwum. Przycisk Archiwizuj pozwala usunąć wiadomość ze Skrzynki odbiorczej bez jej kasowania. Folder znajduje się na serwerze, więc wiadomość można odnaleźć na wszystkich urządzeniach. Wlicza się ona jednak do zajmowanego miejsca. Jeśli chcą Państwo usunąć starą pocztę z serwera, zapraszamy do lektury artykułu Lokalne zapisywanie poczty w celu oszczędzania miejsca na serwerze poczty.

Jak to działa w WebOké

• Wszystkie stałe foldery są zgodne ze standardem. Sent, Drafts, Trash i Junk istnieją w każdej skrzynce pocztowej i są zawsze widoczne. Folder Archive zostanie utworzony przez program pocztowy, gdy po raz pierwszy coś Państwo zarchiwizują.
• Spam trafia do folderu Junk. Spam wychwycony przez serwer trafia do tego samego folderu, do którego Państwo sami przenoszą spam. Nie ma już osobnego folderu spamu w Skrzynce odbiorczej.
• Filtr antyspamowy uczy się od Państwa. Gdy przeciągną Państwo wiadomość do folderu Junk lub użyją przycisku oznaczania wiadomości-śmieci, filtr uczy się, że jest to spam. Gdy przeciągną Państwo prawidłową wiadomość z folderu Junk z powrotem do Skrzynki odbiorczej, filtr uczy się, że nie jest to spam. Więcej wskazówek znajdą Państwo w artykule Spam: jak WebOké go zatrzymuje oraz jak trenować i testować filtr antyspamowy
• Webmail korzysta z tych samych folderów. To, co widzą Państwo w webmailu, odpowiada dokładnie temu, co znajduje się na serwerze. Zobacz Jak otworzyć webmail i co zrobić, gdy logowanie się nie udaje.
• Prosimy używać IMAP, a nie POP3. W przypadku POP3 program pobiera wyłącznie Skrzynkę odbiorczą. Nie zobaczą Państwo wtedy folderu Junk, poczty wysłanej z innych urządzeń ani innych folderów. Prosimy przeczytać IMAP czy POP3: jaka jest różnica?

Pokazywanie i ukrywanie folderów: subskrypcja

Program pocztowy wyświetla tylko te foldery, które Państwo subskrybują. Folder, którego Państwo nie subskrybują, nadal istnieje i zawiera całą pocztę, ale nie pojawia się na liście folderów. Jeśli widzą Państwo folder w webmailu, a w programie nie (lub odwrotnie), niemal zawsze jest to przyczyną.

• Webmail: Ustawienia, Foldery, a następnie przełącznik obok folderu.
• Thunderbird: kliknięcie prawym przyciskiem myszy na adres e-mail, Subskrybuj.
• Klasyczny Outlook: kliknięcie prawym przyciskiem myszy na adres e-mail, Foldery IMAP.

Folderu Junk i pozostałych stałych folderów nie trzeba włączać samodzielnie: są one zawsze widoczne w każdej skrzynce pocztowej.

Najczęstsze problemy

Mam dwa foldery na pocztę wysłaną, np. Wysłane i Elementy wysłane. Oznacza to, że jeden z Państwa programów korzysta z własnego folderu zamiast z Sent. W każdym programie prosimy ustawić jako folder poczty wysłanej folder z etykietą, przeciągnąć do niego wiadomości z dodatkowego folderu i usunąć pusty dodatkowy folder. To samo dotyczy folderów Kosz i Elementy usunięte. Jeśli na serwerze znajdują się również foldery takie jak Sent Messages lub Sent Items, na przykład ze starego urządzenia, nasz serwer również nadaje im etykietę \Sent. Prosimy wtedy wybrać jeden z nich, najlepiej Sent.

Klasyczny Outlook tworzy własny folder Wiadomości-śmieci. Outlook ma własny filtr antyspamowy, niezależny od naszego. Po jego wyłączeniu cały spam pozostaje w jednym miejscu: prosimy kliknąć Narzędzia główne, Wiadomości-śmieci, Opcje wiadomości-śmieci i wybrać Bez filtrowania automatycznego. Następnie prosimy przenieść zawartość folderu Wiadomości-śmieci do folderu Junk i usunąć pusty folder, jeśli Outlook na to pozwala.

Klasyczny Outlook nie zapisuje poczty wysłanej lub usuniętej na serwerze. Prosimy otworzyć Plik, Ustawienia konta, wybrać swój adres i kliknąć Zmień, a następnie Więcej ustawień. Jeśli Państwa wersja to umożliwia, prosimy wybrać tam dla elementów wysłanych i usuniętych folder na serwerze (Sent i Trash). Pole ścieżki do folderu głównego prosimy pozostawić puste. Jeśli to nie pomoże, prosimy usunąć konto i dodać je ponownie jako IMAP. Zobacz Outlook dla Windows (nowy i klasyczny).

Mojej poczty wysłanej nie ma w telefonie ani w webmailu. Prosimy najpierw sprawdzić, czy używają Państwo IMAP. W przypadku POP3 poczta wysłana znajduje się tylko na urządzeniu, z którego została wysłana. Jeśli używają Państwo IMAP, prosimy sprawdzić w programie, z którego folderu korzysta on dla poczty wysłanej. W Thunderbirdzie jest to Ustawienia konta, Kopie i foldery. Na iPhonie należy przejść do swojego konta, Zaawansowane, i w sekcji Zachowanie skrzynek wybrać foldery na serwerze. Zobacz także Thunderbird oraz iPhone i iPad.

Nie widzę spamu. Prosimy sprawdzić, czy używają Państwo IMAP, i zajrzeć do folderu, który program nazywa Niechciane, Wiadomości-śmieci lub Spam. Poziom restrykcyjności filtra oraz to, czy spam z bardzo wysokim wynikiem ma być od razu usuwany, ustawiają Państwo w Konfiguracja SpamAssassin.

Usunąłem wiadomość, ale nadal ją widzę (przekreśloną lub wyszarzoną). W przypadku IMAP usunięta wiadomość standardowo trafia do Kosza. Niektóre programy pocztowe nadają wiadomości na serwerze jedynie znacznik „usunięta”. Wtedy nadal ją Państwo widzą, często przekreśloną, i jest ona widoczna również na innych urządzeniach. Dopiero po wyczyszczeniu folderu (po angielsku expunge lub purge) wiadomość zostaje faktycznie usunięta. Do tego czasu wlicza się do zajętego miejsca. W webmailu takie wiadomości usuwają Państwo poleceniem Kompaktuj w menu folderu. Następnie prosimy ustawić program pocztowy tak, aby usunięte wiadomości trafiały do Kosza. W Thunderbirdzie w Ustawieniach serwera, w opcji Po usunięciu wiadomości: należy wybrać folder Kosz, zobacz Tworzenie folderów i wybór właściwego folderu dla Wysłanych, Wersji roboczych i Kosza. W przypadku Outlooka prosimy przeczytać Foldery, poczta wysłana i pełna skrzynka pocztowa w instrukcji dla Outlooka.

Jak długo przechowywane są Kosz i spam?

Nasz serwer nie usuwa niczego automatycznie z Kosza ani z folderu Junk. Wiadomości pozostają tam, dopóki Państwo lub Państwa program pocztowy nie opróżnią folderu, i do tego czasu wliczają się do pojemności skrzynki pocztowej. Dlatego prosimy od czasu do czasu opróżniać oba foldery. Informację o tym, ile miejsca może zajmować skrzynka, znajdą Państwo w artykule Pojemność skrzynki pocztowej i co się dzieje, gdy jest pełna.

Jeśli chcą Państwo, aby odbywało się to automatycznie, prosimy ustawić to w programie pocztowym. Na iPhonie w ustawieniach konta, w sekcji Zaawansowane, wybierają Państwo, po jakim czasie usunięte wiadomości mają zostać usunięte na stałe. W Thunderbirdzie w Ustawieniach serwera należy włączyć opcję opróżniania Kosza przy zamykaniu programu. Starą pocztę można również usunąć jednorazowo w DirectAdmin: prosimy przeczytać Czyszczenie skrzynki pocztowej w celu zwolnienia miejsca w DirectAdmin.

Przeniesienie do WebOké lub migracja poczty

Jeśli przenoszą Państwo pocztę za pomocą narzędzia do migracji poczty lub IMAPSync w DirectAdmin, wszystkie foldery zostaną przeniesione z nazwami, jakie miały u poprzedniego dostawcy. Dlatego po migracji obok Sent i Trash może pojawić się folder taki jak Elementy wysłane lub Elementy usunięte. Nie ma w tym nic złego: nic nie zostanie utracone. Jeśli chcą Państwo mieć wszystko w jednym miejscu, prosimy przeciągnąć wiadomości do stałego folderu, a następnie usunąć pusty stary folder. Prosimy również ponownie skonfigurować swoje urządzenia, aby korzystały ze stałych folderów naszego serwera.

Chcą Państwo dowiedzieć się więcej? Zapraszamy na bezpłatny kurs Korzystanie z poczty webmail, lekcja 5.1 Foldery i foldery specjalne.