Salasanojen jakaminen tiimin tai perheen kanssa

Paras ratkaisu on, että jokaisella on oma tili ja oma salasana. Joskus kirjautumistunnus on kuitenkin pakko jakaa, esimerkiksi verkkokauppaan, pankkitiliin tai yrityksen some-tileille. Älä silloin koskaan jaa sitä sähköpostilla, chatissa tai laskentataulukossa, vaan jaetun holvin kautta. Syyn tähän kerrotaan Turvallisesti verkossa -kurssin oppitunnilla Salasanojen hallintaohjelmien valinta ja käyttö.

Proton Pass ja 1Password käyttävät molemmat holveja. Holvi on kansio, jossa on kohteita. Voit tehdä esimerkiksi holvin Verkkokauppa, holvin Talous ja holvin Sosiaalinen media. Jokaiselle holville päätät erikseen, kenellä on siihen pääsy.

Mitä missäkin voi tehdä?

Proton Pass: holvin jakaminen

1. Luo laajennuksessa tai sovelluksessa uusi holvi ja anna sille selkeä nimi. Siirrä siihen kohteet, jotka haluat jakaa.
2. Avaa holvien luettelo. Napsauta holvin kohdalla kolmea pistettä ja valitse Share.
3. Kirjoita sen henkilön sähköpostiosoite, jonka kanssa haluat jakaa, ja jatka.
4. Valitse, mitä henkilö saa tehdä: Viewer (vain katsella ja käyttää), Editor (myös lisätä ja muokata kohteita) tai Manager (myös antaa pääsyn muille).
5. Lähetä kutsu. Jos toisella ei vielä ole Proton-tiliä, hän saa sähköpostin, jolla voi luoda ilmaisen tilin.

Näet ja muutat holvin käyttäjät kohdasta Manage access. Jos joku jakaa kanssasi yksittäisen kohteen, löydät sen kohdasta Shared with me. Muille jakamasi kohteet ovat kohdassa Shared by me.

Huomaa: Jaettu holvi kuuluu omistajalleen. Jos omistaja poistaa Proton-tilinsä, holvi katoaa kaikilta. Säilytä siis yrityksen kirjautumistiedot sellaisen henkilön holvissa, joka pysyy, tai siirrä holvi ajoissa (katso Proton Pass ja 1Password yrityksellesi).

1Password: jaettu holvi

Families-, Teams- ja Business-tilauksissa jokaisella on oma Private-holvi. Se on vain sinua varten, eikä sitä voi jakaa. Jakamista varten luot lisäholvin.

1. Kirjaudu osoitteessa my.1password.eu ja valitse New Vault. Tietokoneen ohjelmassa napsautat sivupalkin plus-painiketta. Anna holville nimi.
2. Siirrä holviin kohteet, jotka haluat jakaa.
3. Valitse verkkosivulla holvin kohdalla Share Vault, tai napsauta ohjelmassa holvia hiiren oikealla painikkeella ja valitse Manage Access.
4. Valitse perheestäsi tai tiimistäsi henkilöt, joilla on pääsy holviin, ja tallenna.
5. Määritä jokaiselle henkilölle, mitä hän saa tehdä. Oletuksena henkilö voi katsella, kopioida, luoda ja muokata kohteita. Vain holvin hallintaoikeuden saanut voi nimetä holvin uudelleen tai poistaa sen.

Kutsut perheen tai tiimin jäsenen osoitteessa my.1password.eu kohdassa People. Perheessä sen tekee perheen ylläpitäjä.

Tiedon antaminen kerran

Pitääkö sinun antaa salasana jollekulle vain kerran, esimerkiksi verkkosivujen tekijälle? Älä silloin käytä sähköpostia, vaan linkkiä, joka vanhenee itsestään.

• Proton Pass: luo kohteelle suojattu linkki. Valitset, kuinka kauan linkki toimii ja kuinka monta kertaa sen voi avata. Tämä kuuluu maksullisiin tilauksiin.
• 1Password: avaa kohde, valitse Share ja määritä, milloin linkki vanhenee ja voivatko vain tietyt sähköpostiosoitteet avata sen. Valitse sitten Copy Link. Vastaanottaja voi katsella ja kopioida kohdetta, kunnes linkki vanhenee. Jos muutat kohdetta, luo uusi linkki.

Lähetä tällainen linkki vain sille, joka sitä tarvitsee. Vaihda salasana, kun työ on tehty.

Kun joku lähtee

1. Poista hänet jaetusta holvista. Proton Passissa kohdasta Manage access, 1Passwordissa kohdista Manage Access ja Remove from Vault.
2. Vaihda salasanat, jotka hän pystyi näkemään. Holvista poistaminen ei riitä: hän on voinut kirjoittaa ne muistiin tai tallentaa ne.
3. WebOkéssa: poista myös hänen omat kirjautumistunnuksensa, esimerkiksi Nextcloudista (katso Kollega lähtee: tiedostojen, kalenterin ja jaettujen kansioiden turvallinen siirto).

Jos käytössäsi on yritystilaus, lue myös Proton Pass ja 1Password yrityksellesi.