Kansiot ja synkronointi: miksi sinulla on kaksi "Lähetetyt"-kansiota

Moduuli 3: Sähköpostilaatikon hallinta · Lukuaika: 9 minuuttia

Oppimistavoite: Tämän oppitunnin jälkeen osaat selittää, miten IMAP-kansiot toimivat palvelimella, saat sähköpostiohjelmasi käyttämään oikeita erikoiskansioita ja estät postin tuplaantumisen tai katoamisen.

Keskeiset käsitteet: IMAP-kansio, palvelimen kansioluettelo, erikoiskansiot (Lähetetyt, Roskakori, Luonnokset, Roskaposti, Arkisto), special-use (RFC 6154), kansioiden määrittäminen, kansioiden tilaaminen, poistaminen ja lopullinen poistaminen (expunge), synkronointijakso, offline-kopio

Missä kansiosi oikeastaan ovat?

Oppitunnilla 1.3 näit IMAPin ja POP3:n eron. IMAPissa posti on palvelimella, ja sähköpostiohjelma näyttää, mitä siellä on. Sama koskee myös kansioita. Kun luot Thunderbirdissä kansion "Tarjoukset", Thunderbird luo kansion palvelimelle. Sen jälkeen puhelimesi näkee sen, ja myös webmail.

Juuri näin sen pitääkin olla. Se tarkoittaa kuitenkin myös, että sähköpostiohjelma voi luoda palvelimelle kansioita, joita et tarkoittanut. Ja jos kaksi ohjelmaa on eri mieltä kansion nimestä, kansioita tulee kaksi.

Muutama asia, jotka on hyvä tietää IMAP-palvelimen kansioista:

• Saapuneet-kansion nimi palvelimella on aina INBOX. Se on ainoa kansio, jolla on kiinteä nimi. Ohjelmasi näyttää sen nimellä "Saapuneet", "Inbox" tai "Saapuva posti".
• Kaikkien muiden kansioiden nimet ovat vapaita. Palvelimella ei ole "oikeaa" Lähetetyt-kansiota, ellei palvelin itse kerro sitä (katso alempaa).
• Alikansiot erotetaan merkillä, yleensä pisteellä tai kauttaviivalla: INBOX.Offertes tai Offertes/2026. Sitä näkee harvoin, mutta se selittää, miksi jotkin ohjelmat sijoittavat kaikki kansiot Saapuneet-kansion alle.
• Ohjelma näyttää joskus vain ne kansiot, jotka se on tilannut. Kansio, joka on palvelimella mutta jota et ole tilannut, näyttää silloin kadonneen.

Erikoiskansioiden ongelma

Sähköpostiohjelma tarvitsee toimiakseen muutaman kansion:

Jokaisella ohjelmalla on omat mieltymyksensä. Apple Mail käyttää oletuksena eri nimiä kuin Outlook, ja Outlook taas eri nimiä kuin Gmail-sovellus. Jos otat postilaatikon käyttöön kolmella laitteella kiinnittämättä tähän huomiota, voi käydä näin:

• Outlook tallentaa lähetetyn postin kansioon Sent Items.
• iPhone tallentaa lähetetyn postin kansioon Sent Messages.
• Webmail tallentaa lähetetyn postin kansioon Sent.

Silloin sinulla on kolme Lähetetyt-kansiota, ja jokaisella laitteella näet vain osan lähettämästäsi postista. Tämä on IMAPin yleisin valituksen aihe: "en näe puhelimessa sitä, minkä lähetin tietokoneelta".

Ratkaisu: special-use

Vuodesta 2011 lähtien on ollut olemassa IMAP-laajennus, jolla palvelin kertoo, mikä kansio on mitäkin varten: special-use (RFC 6154). Palvelin kertoo silloin esimerkiksi, että "tämän kansion nimi on Sent ja sen tehtävä on \Sent". Nykyaikainen sähköpostiohjelma ottaa tiedon käyttöön eikä enää luo omaa kansiota.

Useimmat sähköpostipalvelimet tukevat tätä, ja niin tukevat useimmat ohjelmatkin. Silti asia menee usein pieleen, kun kyseessä on:

• postilaatikko, joka on ollut käytössä vuosia ja johon vanhat ohjelmat ovat jo luoneet omia kansioitaan;
• postilaatikko, joka on siirretty toiselta palveluntarjoajalta, jossa kansioiden nimet olivat erilaiset;
• ohjelmat, jotka olet määrittänyt käsin ennen kuin palvelin alkoi tarjota special-use-tietoja;
• POP3 (siinä palvelimella ei ole kansioita, joten jokainen laite säilyttää oman Lähetetyt-kansionsa paikallisesti).

Kansioiden määrittäminen itse

Onko sinulla jo kaksoiskansioita, vai epäiletkö? Valitse silloin yksi kansio kutakin tehtävää kohden ja kerro jokaiselle ohjelmalle, mikä kansio se on. Valitse mieluiten se kansio, jonka palvelin itse osoittaa. Sen tunnistat webmailista: siellä Lähetetyt-kansio on yleensä ylimpänä omalla kuvakkeellaan.

Missä asetus tehdään?

• Thunderbird: Tilin asetukset (Account Settings), tilisi, Kopiot ja kansiot (Copies & Folders) (Lähetetyt, Luonnokset, Arkisto) ja Palvelinasetukset (Server Settings) (mitä poistetuille viesteille tapahtuu ja mihin kansioon ne siirtyvät).
• Apple Mail Macilla: Asetukset (Settings), Tilit (Accounts), tilisi, Postilaatikoiden toiminta (Mailbox Behaviors). iPhonella: Asetukset (Settings), Mail, Tilit (Accounts), tilisi, itse tili, Lisäasetukset (Advanced), ja valitse sitten kullekin tehtävälle kansio palvelimelta.
• Klassinen Outlook: IMAP-tilissä valitset tilin asetuksista (Lisää asetuksia (More Settings), Lisäasetukset (Advanced)) pääkansion polun ja poistettujen kohteiden kansion. Lähetettyjen kohteiden kansiota klassinen Outlook ei monessa versiossa anna valita: se käyttää palvelimen osoittamaa kansiota ja muuten omaansa.
• Gmail-sovellus: käyttää palvelimen osoittamaa kansiota; kansioita ei voi määrittää yksitellen.

Siirrä sen jälkeen posti ylimääräisistä kansioista valittuun kansioon ja poista tyhjät kansiot. Tee tämä yhdellä laitteella (mieluiten webmailissa tai tietokoneella) ja odota, että muut laitteet ottavat muutokset käyttöön.

Poistaminen tapahtuu kahdessa vaiheessa

IMAPissa poistaminen on oikeastaan merkinnän asettamista. Viesti saa merkinnän poistettu (\Deleted), mutta se on yhä palvelimella. Vasta kun ohjelma antaa komennon expunge, viesti on todella poissa. Useimmat ohjelmat toimivat näin:

1. Painat Poista. Ohjelma siirtää viestin Roskakoriin (oikeastaan se kopioi viestin Roskakoriin ja merkitsee alkuperäisen poistetuksi).
2. Alkuperäinen poistetaan lopullisesti heti tai ohjelman sulkemisen yhteydessä (expunge).
3. Vasta kun tyhjennät Roskakorin, viesti poistuu palvelimelta.

Jotkin ohjelmat on määritetty toisin. Silloin näet yliviivattuja viestejä, jotka eivät katoa: ne on merkitty, mutta niitä ei ole koskaan poistettu lopullisesti. Ja ne vievät yhä tallennustilaa. Etsi silloin ohjelmastasi toiminto Tiivistä kansio (Compact Folder) (Thunderbird), Poista poistetut viestit lopullisesti tai asetus, kuten "poista poistetut kohteet lopullisesti, kun poistut kansiosta".

Tärkeää: poistaminen yhdellä laitteella on poistamista kaikilla laitteilla. Juuri siitä IMAPissa on kyse. Jos haluat poistaa viestin puhelimesta mutta säilyttää sen tietokoneella, se ei IMAPilla onnistu. Voit korkeintaan synkronoida puhelimessa lyhyemmältä ajalta (katso alempaa).

Katosiko jotain silti? Monet palveluntarjoajat säilyttävät varmuuskopioita, joista postilaatikon tai kansion voi palauttaa, mutta yleensä vain rajoitetun ajan. Älä luota niihin arkistona.

Kuinka paljon synkronoit?

Sähköpostiohjelman ei tarvitse hakea kaikkea. Puhelimessa on usein kätevää synkronoida vain viime viikot tai antaa vain Saapuneet-kansion päivittyä automaattisesti (push). Se säästää tilaa ja akkua. Palvelimella mikään ei muutu: vanha posti on yhä siellä, et vain näe sitä kyseisellä laitteella.

Tietokoneella useimmat ohjelmat tekevät postilaatikosta offline-kopion (Outlook .ost-tiedostoon, Thunderbird ja Apple Mail omaan kansioonsa). Se on kopio, ei varmuuskopio: jos poistat jotain palvelimelta, se katoaa myös offline-kopiosta. Oikea paikallinen säilytyspaikka on kansio, jonka luot itse kohtaan Paikalliset kansiot (Local Folders) (Thunderbird), Omalla Macilla (On My Mac) (Apple Mail) tai .pst-datatiedostoon (Outlook). Sinne vetämäsi posti ei ole enää palvelimella. Lisää tästä oppitunnilla 3.2.

Käytännössä: tältä se näyttää hallintapaneelissa

WebOkén webmailissa (Roundcube) näet vasemmalla kaikki palvelimen kansiot. Kohdassa Asetukset, Kansiot voit luoda, nimetä uudelleen ja poistaa kansioita sekä ottaa niiden tilauksen käyttöön tai pois käytöstä. Kohdassa Asetukset, Ominaisuudet (Preferences), Erikoiskansiot (Special Folders) näet, mitä kansiota käytetään Lähetetyt-, Luonnokset-, Roskakori- ja Roskaposti-kansiona. WebOkéssa palvelin osoittaa roskapostikansioksi kansion Junk, ja webmail näyttää sen nimellä Roskaposti. Lue lisää artikkelista, joka käsittelee postilaatikon kansioita. Muilla palveluntarjoajilla tämä toimii samaan tapaan; webmailin nimi voi olla eri, mutta lähes jokaisessa webmailissa on vastaava kansioiden hallinta.

Yhteenveto

• IMAPissa myös kansiot ovat palvelimella. Jokainen laite näkee samat kansiot.
• Vain kansiolla INBOX on kiinteä nimi. Lähetetyt, Roskakori, Luonnokset ja Roskaposti ovat eri nimisiä eri ohjelmissa, ellei palvelin osoita niitä (special-use, RFC 6154).
• Kaksoiskappaleina olevat Lähetetyt-kansiot korjaat valitsemalla yhden kansion kutakin tehtävää kohden ja määrittämällä jokaisen ohjelman käyttämään sitä.
• IMAPissa poistaminen on merkitsemistä ja sen jälkeen lopullista poistamista (expunge). Merkityt viestit vievät yhä tallennustilaa.
• Offline-kopio ei ole varmuuskopio; paikallinen kansio sen sijaan on erillinen säilytyspaikka.

Tietovisa

Tehtävä

Tehtävä O3.1: Tarkista kansiosi. Avaa postilaatikkosi webmailissa ja jokaisella laitteella, jolla käytät sitä. Kirjaa ylös jokaisesta laitteesta, mitä kansiota se käyttää Lähetetyille, Roskakorille, Luonnoksille ja Roskapostille. Onko sinulla kaksoiskansioita? Valitse yksi kutakin tehtävää kohden, määritä jokainen laite käyttämään sitä, siirrä posti ja poista tyhjät kansiot. Täytä sen jälkeen tarkistuslista ja vastaa kysymykseen: minkä kansion palvelin itse osoitti, ja mistä tunnistit sen?

Lue lisää

Näiden artikkelien vaiheet koskevat WebOkén hallintapaneeleja; muilla palveluntarjoajilla tämä toimii samaan tapaan.

• DirectAdmin-ohje 8.7: IMAP vai POP3: mikä on ero?
• IMAP vai POP3: mikä ero niillä on ja kumpi kannattaa valita?
• DirectAdmin-ohje 18.11: Sähköposti on poistunut vahingossa
• Hae postilaatikko tai poistetut sähköpostit takaisin varmuuskopiosta
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)
• Postilaatikkosi kansiot: Saapuneet, Lähetetyt, Luonnokset, Roskakori, Roskaposti ja Arkisto
• Roundcube Webmail 6.1: Kansioiden luominen ja hallinta
• Thunderbird WebOké-sähköpostisi ja Nextcloudin kanssa 3.3: Kansioiden luominen ja oikeat kansiot lähetetyille, luonnoksille ja roskakorille
• Outlook omalla sähköpostiosoitteella 3.5: Kansiot, lähetetyt viestit ja täysi postilaatikko