Postilaatikkosi kansiot: Saapuneet, Lähetetyt, Luonnokset, Roskakori, Roskaposti ja Arkisto

Postilaatikossasi on aina muutama vakiokansio: Saapuneet, Lähetetyt, Luonnokset, Roskakori, Roskaposti ja usein myös Arkisto. Puhelimessa niiden nimet voivat olla erilaiset kuin tietokoneella, ja joskus sama kansio näkyy kahteen kertaan. Tässä artikkelissa kerromme, miten sähköpostiohjelmat tietävät, mihin kukin kansio on tarkoitettu, miten tämä toimii WebOkéssa ja miten ratkaiset yleisimmät ongelmat.

Standardi: erikoiskansiot, joilla on kiinteä tunniste

Sähköpostiohjelmasi keskustelee sähköpostipalvelimemme kanssa IMAP-yhteydellä. Vakiokansioille on olemassa maailmanlaajuinen sopimus, IMAP-laajennus SPECIAL-USE (RFC 6154). Palvelin antaa jokaiselle vakiokansiolle tunnisteen, joka kertoo, mihin kansio on tarkoitettu:

Saapuneet-kansio ei tarvitse tunnistetta: sen nimi on IMAPissa aina INBOX. \All ja \Flagged eivät ole oikeita kansioita vaan näkymiä, kuten Gmailin ‘Kaikki viestit’. Jos haluat nähdä merkityt viestit yhdessä paikassa, sähköpostiohjelmasi hoitaa sen itse, esimerkiksi älykansion avulla.

Standardia noudattava sähköpostiohjelma katsoo tunnistetta eikä nimeä. Sen jälkeen se näyttää kansion omalla kielelläsi. Siksi näet iPhonessa, Outlookissa ja webmailissa nimen Roskaposti, vaikka palvelimella kyse on yhdestä ja samasta Junk-kansiosta. Kaikki, mitä teet kansiossa, näkyy siis kaikkialla.

Mikä nimi näkyy missäkin ohjelmassa?

Alla olevat nimet ovat ohjelmien suomenkielisistä versioista. Ne voivat vaihdella hieman version mukaan.

Perinteinen Outlook ei aina noudata standardia. Silloin se voi luoda omia lisäkansioita, kuten Roskaposti tai Poistetut, palvelimella jo olevien kansioiden rinnalle. Ratkaisu tähän kerrotaan myöhemmin.

Kansiot yksi kerrallaan

Saapuneet. Tänne tulee kaikki uusi posti, paitsi roskaposti ja viestit, jotka ohjaat omalla suodattimella toiseen kansioon. Tämä on ainoa kansio, joka haetaan POP3-yhteydellä.

Lähetetyt. Kun lähetät viestin, sähköpostiohjelmasi tallentaa siitä kopion palvelimen Sent-kansioon. Siksi näet lähettämäsi viestit myös puhelimessa ja webmailissa. Useimmissa ohjelmissa voit valita, tallennetaanko kopio ja mihin. Valitse aina palvelimella oleva kansio, älä omalla tietokoneellasi olevaa kansiota.

Luonnokset. Viesti, jota et ole vielä lähettänyt, tallentuu Drafts-kansioon. Näin voit aloittaa viestin tietokoneella ja viimeistellä sen puhelimessa.

Roskakori. Kun poistat viestin, sähköpostiohjelmasi siirtää sen Trash-kansioon. Viesti häviää lopullisesti vasta, kun tyhjennät roskakorin. Siihen asti se lasketaan mukaan postilaatikkosi tallennustilaan.

Roskaposti (Junk). Palvelimemme tunnistama roskaposti tulee tänne. Tähän kansioon siirrät myös itse roskapostin. Lue roskapostisuodattimen toiminnasta ja sen tiukkuudesta artikkelista Roskaposti: näin WebOké torjuu sen ja näin koulutat ja testaat roskapostisuodatinta.

Arkisto. Arkistoi-painikkeella siirrät viestin pois Saapuneet-kansiosta poistamatta sitä. Kansio on palvelimella, joten löydät viestin kaikilta laitteiltasi. Se lasketaan kuitenkin mukaan tallennustilaasi. Jos haluat siirtää vanhat viestit pois palvelimelta, lue Tallenna sähköposti paikallisesti ja säästä tilaa sähköpostipalvelimella.

Näin se toimii WebOkéssa

• Kaikki vakiokansiot noudattavat standardia. Sent, Drafts, Trash ja Junk ovat jokaisessa postilaatikossa ja näkyvät aina. Sähköpostiohjelma luo Archive-kansion, kun arkistoit jotain ensimmäisen kerran.
• Roskaposti menee Junk-kansioon. Palvelimen pysäyttämä roskaposti menee samaan kansioon, johon itse merkitset roskapostin. Saapuneet-kansion alla ei ole enää erillistä roskapostikansiota.
• Roskapostisuodatin oppii sinulta. Kun vedät viestin Junk-kansioon tai käytät roskapostipainiketta, suodatin oppii, että viesti on roskapostia. Kun vedät hyvän viestin Junk-kansiosta takaisin Saapuneet-kansioon, suodatin oppii, ettei se ole roskapostia. Lisää vinkkejä: Roskaposti: näin WebOké pysäyttää sen ja näin koulutat ja testaat roskapostisuodatinta
• Webmail käyttää samoja kansioita. Webmailissa näet täsmälleen sen, mitä palvelimella on. Katso Webmailiin siirtyminen ja mitä tehdä, jos kirjautuminen ei onnistu.
• Käytä IMAPia, älä POP3:a. POP3:lla ohjelma hakee vain Saapuneet-kansion. Et silloin näe Junk-kansiota, muilta laitteilta lähetettyjä viestejä etkä muita kansioita. Lue IMAP vai POP3: mikä ero niillä on?

Kansioiden näyttäminen tai piilottaminen: tilaaminen

Sähköpostiohjelma näyttää vain ne kansiot, jotka olet tilannut. Kansio, jota et ole tilannut, on silti olemassa kaikkine viesteineen, mutta se ei näy kansioluettelossasi. Jos näet kansion webmailissa mutta et ohjelmassasi, tai toisin päin, syy on lähes aina tämä.

• Webmail: Asetukset, Kansiot ja sitten kansion vieressä oleva kytkin.
• Thunderbird: napsauta sähköpostiosoitettasi hiiren oikealla painikkeella, Tilaa.
• Klassinen Outlook: napsauta sähköpostiosoitettasi hiiren oikealla painikkeella, IMAP-kansiot.

Junk-kansiota ja muita vakiokansioita ei tarvitse ottaa käyttöön itse: ne näkyvät aina jokaisessa postilaatikossa.

Yleisiä ongelmia

Minulla on kaksi kansiota lähetetyille viesteille, esimerkiksi Lähetetyt ja Sent Items. Silloin jokin ohjelmistasi käyttää omaa kansiota Sent-kansion sijaan. Aseta jokaisessa ohjelmassa lähetettyjen viestien kansioksi kansio, jolla on tunniste, vedä viestit ylimääräisestä kansiosta sinne ja poista tyhjä ylimääräinen kansio. Sama koskee Roskakori- ja Poistetut-kansioita. Jos palvelimella on myös kansioita kuten Sent Messages tai Sent Items, esimerkiksi vanhalta laitteelta, palvelimemme antaa niillekin tunnisteen \Sent. Valitse silloin yksi, mieluiten Sent.

Klassinen Outlook luo oman Roskaposti-kansion. Outlookissa on oma roskapostisuodatin, joka on erillään meidän suodattimestamme. Poista se käytöstä, niin kaikki roskaposti pysyy yhdessä paikassa: valitse Aloitus, Roskaposti, Roskapostiasetukset ja valitse Ei automaattista suodatusta. Siirrä sen jälkeen Outlookin oman Roskaposti-kansion viestit Junk-kansioon ja poista tyhjä kansio, jos Outlook sallii sen.

Klassinen Outlook ei tallenna lähetettyjä tai poistettuja viestejä palvelimelle. Avaa Tiedosto, Tiliasetukset, valitse osoitteesi ja valitse Muuta ja sitten Lisää asetuksia. Valitse siellä lähetetyille ja poistetuille kohteille palvelimen kansio (Sent ja Trash), jos versiosi tarjoaa tämän. Jätä kansion juuripolun kenttä tyhjäksi. Jos tämä ei onnistu, poista tili ja lisää se uudelleen IMAP-tilinä. Katso Outlook for Windows (uusi ja klassinen).

Lähettämäni viestit eivät näy puhelimessani tai webmailissa. Tarkista ensin, että käytät IMAPia. POP3:lla lähetetyt viestit ovat vain laitteessa, jolla ne lähetettiin. Jos käytät IMAPia, tarkista ohjelmastasi, mitä kansiota se käyttää lähetetyille viesteille. Thunderbirdissä tämä löytyy kohdasta Tiliasetukset, Kopiot ja kansiot. iPhonessa siirry tiliisi, valitse Lisäasetukset ja valitse kohdassa Postilaatikoiden toiminta palvelimen kansiot. Katso myös Thunderbird ja iPhone ja iPad.

En näe roskapostia. Tarkista, että käytät IMAPia, ja katso kansiosta, jota ohjelmasi kutsuu nimellä Roskaposti, Junk tai Spam. Suodattimen tiukkuuden ja sen, poistetaanko erittäin korkean pistemäärän roskaposti heti, voit asettaa kohdassa SpamAssassinin asetukset.

Poistin viestin, mutta se näkyy yhä (yliviivattuna tai harmaana). IMAPia käytettäessä poistettu viesti siirtyy yleensä Roskakoriin. Jotkin sähköpostiohjelmat antavat viestille palvelimella vain merkinnän "poistettu". Silloin näet viestin yhä, usein yliviivattuna, ja se näkyy myös muilla laitteillasi. Vasta kun kansio tiivistetään (englanniksi expunge tai purge), viesti on todella poissa. Siihen asti se vie tallennustilaa. Webmailissa poistat tällaiset viestit kansion valikon toiminnolla Tiivistä. Aseta sen jälkeen sähköpostiohjelmasi siirtämään poistetut viestit Roskakoriin. Thunderbirdissä valitse Palvelinasetuksista kohdassa Kun poistan viestin: Roskakori-kansio, katso Kansioiden luominen ja oikea kansio Lähetetyille, Luonnoksille ja Roskakorille. Outlookia varten lue Outlook-ohjeen kohta Kansiot, lähetetyt viestit ja täysi postilaatikko.

Kuinka kauan Roskakori ja roskaposti säilytetään?

Palvelimemme ei poista mitään automaattisesti Roskakorista tai Junk-kansiosta. Viestit pysyvät siellä, kunnes sinä tai sähköpostiohjelmasi tyhjentää kansion, ja ne vievät siihen asti postilaatikkosi tallennustilaa. Tyhjennä siis molemmat kansiot aina silloin tällöin. Kuinka täyteen postilaatikkosi saa tulla, kerrotaan ohjeessa Postilaatikkokohtainen tallennustila ja mitä tapahtuu, kun se täyttyy.

Jos haluat, että tämä tapahtuu automaattisesti, aseta se sähköpostiohjelmassasi. iPhonessa valitset tilisi kohdassa Lisäasetukset, kuinka pian poistetut viestit saa poistaa pysyvästi. Thunderbirdissä otat Palvelinasetuksista käyttöön roskakorin tyhjentämisen ohjelmasta poistuttaessa. Vanhat viestit voi poistaa kerralla myös DirectAdminissa: lue Postilaatikon siivoaminen tilan vapauttamiseksi DirectAdminissa.

Siirtyminen WebOkéhen tai muutto

Jos siirrät sähköpostisi sähköpostin siirtotyökalulla tai IMAPSyncillä DirectAdminissa, kaikki kansiosi siirtyvät mukana samoilla nimillä, jotka niillä oli edellisellä palveluntarjoajallasi. Siksi siirron jälkeen sinulla voi olla esimerkiksi kansio Lähetetyt tai Poistetut kansioiden Sent ja Trash rinnalla. Se ei haittaa: mitään ei katoa. Jos haluat kaiken yhteen paikkaan, vedä viestit vakiokansioon ja poista sen jälkeen tyhjä vanha kansio. Määritä myös laitteesi uudelleen, jotta ne käyttävät palvelimemme vakiokansioita.

Haluatko oppia lisää? Käy ilmainen kurssi Webmailin käyttö, oppitunti 5.1 Kansiot ja erikoiskansiot.