Mapper i din mailboks: Indbakke, Sendt, Kladder, Papirkurv, Uønsket post og Arkiv

I din mailboks er der altid et par faste mapper: Indbakke, Sendt, Kladder, Papirkurv, Uønsket og ofte også Arkiv. På din telefon hedder de nogle gange noget andet end på din computer, og nogle gange ser du en mappe to gange. I denne artikel kan du læse, hvordan mailprogrammer ved, hvilken mappe der er til hvad, hvordan det fungerer hos WebOké, og hvordan du løser de mest kendte problemer.

Standarden: særlige mapper med en fast etiket

Dit mailprogram taler med vores mailserver via IMAP. For de faste mapper findes der en verdensomspændende aftale, IMAP-udvidelsen SPECIAL-USE (RFC 6154). Serveren giver hver fast mappe en etiket, der fortæller, hvad den er til:

Indbakken behøver ingen etiket: den hedder altid INBOX i IMAP. \All og \Flagged er ikke rigtige mapper, men oversigter, som ‘Alle mails’ i Gmail. Vil du se mails med et flag samlet, klarer dit mailprogram det selv, for eksempel med en smart mappe.

Et mailprogram, der følger standarden, kigger på etiketten og ikke på navnet. Derefter viser det mappen med et navn på dit sprog. Derfor ser du Uønsket på din iPhone, Uønsket mail i Outlook og Spam i webmailen, selvom det på serveren er én og samme mappe Junk. Det, du gør i den mappe, ser du altså alle steder.

Hvilket navn ser du i hvilket program?

Navnene herunder er dem fra de danske versioner. De kan variere en smule fra version til version.

Klassisk Outlook følger ikke altid standarden. Den kan så selv oprette ekstra mapper, som Uønsket mail eller Slettet post, ved siden af de mapper, der allerede ligger på serveren. Hvordan du løser det, kan du læse længere nede.

Mapperne en for en

Indbakke. Her kommer al ny mail ind, undtagen spam og mails, som du sender til en anden mappe med dit eget filter. Det er den eneste mappe, der hentes med POP3.

Sendt. Når du sender en mail, gemmer dit mailprogram en kopi i Sent på serveren. Derfor kan du også se dine sendte mails på din telefon og i webmailen. I de fleste programmer kan du vælge, om og hvor kopien skal gemmes. Vælg altid mappen på serveren, ikke en mappe på din egen computer.

Kladder. En mail, som du endnu ikke har sendt, havner i Drafts. Så kan du starte på din computer og gøre den færdig på din telefon.

Papirkurv. Sletter du en mail, flytter dit mailprogram den til Trash. Først når du tømmer papirkurven, er den helt væk. Indtil da tæller den med i din mailboks' lagerplads.

Uønsket (Junk). Spam, som vores server genkender, havner her. Det er også den mappe, du selv lægger spam i. Hvordan spamfilteret fungerer, og hvor strengt det er, kan du læse i Spam: sådan stopper WebOké det, og sådan træner og tester du spamfilteret

Arkiv. Med knappen Arkivér fjerner du mails fra din Indbakke uden at slette dem. Mappen ligger på serveren, så du kan finde mailen igen på alle dine enheder. Den tæller dog med i din lagerplads. Vil du netop have gamle mails væk fra serveren, så læs Gem mail lokalt for at spare plads på mailserveren.

Sådan fungerer det hos WebOké

• Alle faste mapper følger standarden. Sent, Drafts, Trash og Junk findes i alle mailbokse og er altid synlige. Archive bliver oprettet af dit mailprogram, første gang du arkiverer noget.
• Spam havner i Junk. Spam, som serveren fanger, havner i den samme mappe, hvor du selv markerer spam. Der er ikke længere en separat spammappe under Indbakke.
• Spamfilteret lærer af dig. Trækker du en besked til Junk, eller bruger du knappen til uønsket mail, lærer filteret, at det er spam. Trækker du en god besked fra Junk tilbage til Indbakke, lærer filteret, at det ikke er spam. Flere tips i Spam: sådan stopper WebOké det, og sådan træner og tester du spamfilteret
• Webmailen bruger de samme mapper. Det, du ser i webmailen, er præcis det, der ligger på serveren. Se Gå til webmailen, og hvad du gør, hvis du ikke kan logge ind.
• Brug IMAP, ikke POP3. Med POP3 henter dit program kun Indbakke. Så ser du ikke Junk, ikke sendt mail fra andre enheder og ingen andre mapper. Læs IMAP eller POP3: hvad er forskellen?

Vis eller skjul mapper: abonner

Et mailprogram viser kun de mapper, du abonnerer på. En mappe, du ikke abonnerer på, findes stadig med al mailen i, men står ikke på din mappeliste. Ser du en mappe i webmailen, men ikke i dit program, eller omvendt, er det næsten altid årsagen.

• Webmail: Indstillinger, Mapper, og derefter kontakten ud for mappen.
• Thunderbird: højreklik på din e-mailadresse, Abonner.
• Klassisk Outlook: højreklik på din e-mailadresse, IMAP-mapper.

Junk og de andre faste mapper behøver du ikke selv slå til: de er altid synlige i alle mailbokse.

Almindelige problemer

Jeg har to mapper til sendt mail, fx Sendt og Sendt post. Så bruger et af dine programmer sin egen mappe i stedet for Sent. Indstil i hvert program mappen til sendt mail til mappen med etiketten, træk mailen fra den ekstra mappe derover, og slet den tomme ekstra mappe. Det samme gælder for Papirkurv og Slettet post. Findes der også mapper som Sent Messages eller Sent Items på serveren, fx fra en gammel enhed, giver vores server også dem etiketten \Sent. Vælg så én af dem, helst Sent.

Klassisk Outlook opretter sin egen mappe Uønsket mail. Outlook har sit eget spamfilter, adskilt fra vores. Slå det fra, så al spam ligger ét sted: klik på Hjem, Uønsket mail, Indstillinger for uønsket mail, og vælg Ingen automatisk filtrering. Flyt derefter indholdet af Uønsket mail til Junk, og slet den tomme mappe, hvis Outlook tillader det.

Klassisk Outlook gemmer ikke sendt eller slettet mail på serveren. Åbn Filer, Kontoindstillinger, vælg din adresse, og klik på Rediger og derefter Flere indstillinger. Vælg der, hvis din version tilbyder det, mappen på serveren til sendt og slettet post (Sent og Trash). Lad feltet til stien til rodmappen være tomt. Virker det ikke, så slet kontoen, og tilføj den igen som IMAP. Se Outlook til Windows (ny og klassisk).

Min sendte mail vises ikke på min telefon eller i webmailen. Tjek først, om du bruger IMAP. Med POP3 ligger sendt mail kun på den enhed, du sender den fra. Bruger du IMAP, så tjek i dit program, hvilken mappe det bruger til sendt mail. I Thunderbird er det Kontoindstillinger, Kopier & mapper. På iPhone går du til din konto, Avanceret, og vælger mapperne på serveren under Postkasseadfærd. Se også Thunderbird og iPhone og iPad.

Jeg kan ikke se spammen. Tjek, om du bruger IMAP, og kig i den mappe, dit program kalder Uønsket, Uønsket mail eller Spam. Hvor strengt filteret er, og om spam med en meget høj score slettes med det samme, indstiller du under Indstil SpamAssassin.

Jeg har slettet en besked, men den er der stadig (gennemstreget eller grå). Med IMAP flyttes en slettet besked normalt til Papirkurv. Nogle mailprogrammer giver kun beskeden mærket "slettet" på serveren. Så ser du den stadig, ofte gennemstreget, og den ligger også på dine andre enheder. Først når mappen bliver ryddet op (på engelsk expunge eller purge), er den helt væk. Indtil da tæller den med i dit lagerforbrug. I webmailen fjerner du sådanne beskeder med Komprimer i mappens menu. Indstil derefter dit mailprogram, så slettede beskeder flyttes til Papirkurv. I Thunderbird vælger du under Serverindstillinger ved Når jeg sletter en meddelelse: mappen Papirkurv, se Opret mapper, og vælg den rigtige mappe til Sendt, Kladder og Papirkurv. For Outlook kan du læse Mapper, sendt mail og en fuld mailboks i Outlook-vejledningen.

Hvor længe gemmes Papirkurv og spam?

Vores server sletter ikke noget automatisk fra Papirkurv eller Junk. Mailen bliver liggende, indtil du eller dit mailprogram tømmer mappen, og tæller så længe med i din mailboks' lagerplads. Tøm derfor begge mapper en gang imellem. Hvor fuld din mailboks må blive, kan du læse i Lagerplads pr. mailboks, og hvad der sker, når den er fuld.

Vil du have, at det sker automatisk, så indstil det i dit mailprogram. På iPhone vælger du under din konto i Avanceret, hvor længe der skal gå, før slettede beskeder fjernes. I Thunderbird slår du Tøm papirkurven ved afslutning til under Serverindstillinger. Du kan også fjerne gammel mail på én gang i DirectAdmin: læs Ryd op i mailboksen for at frigøre plads i DirectAdmin.

Skift til WebOké eller flyt

Flytter du din mail med e-mailflytteværktøjet eller med IMAPSync i DirectAdmin, kommer alle dine mapper med, med det navn de havde hos din gamle udbyder. Derfor har du efter flytningen nogle gange en mappe som Sendt post eller Slettet post ved siden af Sent og Trash. Det gør ikke noget: intet går tabt. Vil du have det hele samlet ét sted, så træk mailene over i den faste mappe og slet derefter den tomme gamle mappe. Konfigurer også dine enheder igen, så de bruger de faste mapper på vores server.

Vil du lære mere? Tag det gratis kursus Brug webmail, lektion 5.1 Mapper og specielle mapper.