Carpetas de su buzón: Bandeja de entrada, Enviados, Borradores, Papelera, Correo no deseado y Archivo

En su buzón siempre hay unas cuantas carpetas fijas: Bandeja de entrada, Enviados, Borradores, Papelera, Correo no deseado y, a menudo, también Archivo. En su teléfono a veces tienen otro nombre que en su ordenador, y en ocasiones verá una carpeta duplicada. En este artículo le explicamos cómo saben los programas de correo para qué sirve cada carpeta, cómo funciona esto en WebOké y cómo resolver los problemas más habituales.

El estándar: carpetas especiales con una etiqueta fija

Su programa de correo se comunica con nuestro servidor de correo mediante IMAP. Para las carpetas fijas existe un acuerdo internacional, la extensión de IMAP SPECIAL-USE (RFC 6154). El servidor asigna a cada carpeta fija una etiqueta que indica para qué sirve:

La Bandeja de entrada no necesita etiqueta: en IMAP siempre se llama INBOX. \All y \Flagged no son carpetas reales, sino vistas, como ‘Todos’ en Gmail. Si desea ver juntos los mensajes marcados, su programa de correo lo hace por sí mismo, por ejemplo con una carpeta inteligente.

Un programa de correo que sigue el estándar se fija en la etiqueta y no en el nombre. Después muestra la carpeta con un nombre en su idioma. Por eso en su iPhone ve No deseado, en Outlook Correo no deseado y en el webmail Spam, aunque en el servidor se trate de una única carpeta Junk. Lo que haga en esa carpeta se reflejará, por tanto, en todas partes.

¿Qué nombre verá en cada programa?

Los nombres siguientes son los de las versiones en español. Pueden variar ligeramente según la versión.

El Outlook clásico no siempre sigue el estándar. En ese caso puede crear carpetas adicionales por su cuenta, como Correo no deseado o Elementos eliminados, además de las carpetas que ya existen en el servidor. Más adelante le explicamos cómo solucionarlo.

Las carpetas, una por una

Bandeja de entrada. Aquí llega todo el correo nuevo, excepto el spam y el correo que usted envía a otra carpeta mediante un filtro propio. Es la única carpeta que se descarga con POP3.

Enviados. Cuando envía un mensaje, su programa de correo guarda una copia en Sent en el servidor. Así también puede ver su correo enviado en su teléfono y en el webmail. En la mayoría de los programas puede elegir si se guarda esa copia y dónde. Elija siempre la carpeta del servidor, no una carpeta de su propio ordenador.

Borradores. Un mensaje que todavía no ha enviado se guarda en Drafts. Así puede empezarlo en su ordenador y terminarlo en su teléfono.

Papelera. Si elimina un mensaje, su programa de correo lo mueve a Trash. Solo desaparece de verdad cuando vacía la papelera. Hasta entonces, sigue contando para el espacio de almacenamiento de su buzón.

Correo no deseado (Junk). Aquí llega el spam que reconoce nuestro servidor. También es la carpeta en la que usted mismo coloca el spam. Puede leer cómo funciona el filtro de spam y lo estricto que es en Spam: así lo detiene WebOké, y así puede entrenar y probar el filtro de spam

Archivo. Con el botón Archivar puede sacar un mensaje de su Bandeja de entrada sin eliminarlo. La carpeta está en el servidor, por lo que encontrará el mensaje en todos sus dispositivos. Eso sí, cuenta para su espacio de almacenamiento. Si lo que desea es retirar el correo antiguo del servidor, consulte Guardar el correo en local para ahorrar espacio en el servidor de correo.

Así funciona en WebOké

• Todas las carpetas fijas siguen el estándar. Sent, Drafts, Trash y Junk existen en cada buzón y siempre están visibles. Su programa de correo crea Archive en cuanto archive algo por primera vez.
• El spam va a Junk. El spam que detecta el servidor llega a la misma carpeta en la que usted marca el spam. Ya no hay una carpeta de spam aparte dentro de la Bandeja de entrada.
• El filtro de spam aprende de usted. Si arrastra un mensaje a Junk o utiliza el botón de correo no deseado, el filtro aprende que es spam. Si arrastra un mensaje legítimo de Junk de vuelta a la Bandeja de entrada, el filtro aprende que no es spam. Encontrará más consejos en Spam: así lo detiene WebOké, y así puede entrenar y probar el filtro de spam
• El webmail utiliza las mismas carpetas. Lo que ve en el webmail es exactamente lo que hay en el servidor. Consulte Acceder al webmail y qué hacer si no puede iniciar sesión.
• Utilice IMAP, no POP3. Con POP3, su programa solo descarga la Bandeja de entrada. En ese caso no verá Junk, ni el correo enviado desde otros dispositivos, ni otras carpetas. Lea IMAP o POP3: ¿cuál es la diferencia?

Mostrar u ocultar carpetas: suscribirse

Un programa de correo solo muestra las carpetas a las que usted está suscrito. Una carpeta a la que no está suscrito existe igualmente, con todo el correo que contiene, pero no aparece en su lista de carpetas. Si ve una carpeta en el webmail pero no en su programa, o al revés, casi siempre se debe a esto.

• Webmail: Configuración, Carpetas, y después el interruptor junto a la carpeta.
• Thunderbird: clic con el botón derecho en su dirección de correo, Suscribirse.
• Outlook clásico: clic con el botón derecho en su dirección de correo, Carpetas IMAP.

No es necesario que active usted mismo Junk ni las demás carpetas fijas: siempre están visibles en todos los buzones.

Problemas frecuentes

Tengo dos carpetas para el correo enviado, por ejemplo Enviados y Elementos enviados. En ese caso, uno de sus programas utiliza su propia carpeta en lugar de Sent. En cada programa, configure como carpeta de correo enviado la que tiene la etiqueta, arrastre a ella el correo de la carpeta adicional y elimine la carpeta adicional vacía. Lo mismo se aplica a Papelera y Elementos eliminados. Si en el servidor también hay carpetas como Sent Messages o Sent Items, por ejemplo de un dispositivo antiguo, nuestro servidor también les asigna la etiqueta \Sent. Elija entonces una sola, preferiblemente Sent.

Outlook clásico crea su propia carpeta Correo no deseado. Outlook tiene su propio filtro de spam, independiente del nuestro. Desactívelo para que todo el spam quede en un solo lugar: haga clic en Inicio, Correo no deseado, Opciones para el correo electrónico no deseado, y elija Sin filtrado automático. Después, mueva el contenido de Correo no deseado a Junk y elimine la carpeta vacía si Outlook lo permite.

Outlook clásico no guarda el correo enviado o eliminado en el servidor. Abra Archivo, Configuración de la cuenta, elija su dirección y haga clic en Cambiar y después en Más configuraciones. Si su versión lo ofrece, elija ahí la carpeta del servidor para los elementos enviados y eliminados (Sent y Trash). Deje vacío el campo de la ruta de acceso a la carpeta raíz. Si no lo consigue, elimine la cuenta y vuelva a añadirla como IMAP. Consulte Outlook para Windows (nuevo y clásico).

Mi correo enviado no aparece en mi teléfono ni en el webmail. Compruebe primero si utiliza IMAP. Con POP3, el correo enviado solo se guarda en el dispositivo desde el que lo envía. Si utiliza IMAP, compruebe en su programa qué carpeta usa para el correo enviado. En Thunderbird se encuentra en Configuración de la cuenta, Copias y carpetas. En el iPhone, vaya a su cuenta, Avanzado, y en Comportamiento de los buzones elija las carpetas del servidor. Consulte también Thunderbird y iPhone y iPad.

No veo el spam. Compruebe si utiliza IMAP y mire en la carpeta que su programa llama No deseado, Correo no deseado o Spam. El nivel de exigencia del filtro y si el spam con una puntuación muy alta se elimina directamente se configuran en Configurar SpamAssassin.

He eliminado un mensaje, pero sigue ahí (tachado o en gris). Con IMAP, un mensaje eliminado normalmente va a la Papelera. Algunos programas de correo solo marcan el mensaje en el servidor como "eliminado". En ese caso lo sigue viendo, a menudo tachado, y también aparece en sus otros dispositivos. Solo desaparece realmente cuando se compacta la carpeta (en inglés, expunge o purge). Hasta entonces, cuenta para su espacio de almacenamiento. En el webmail puede eliminar estos mensajes con Compactar en el menú de la carpeta. Después, configure su programa de correo para que los mensajes eliminados vayan a la Papelera. En Thunderbird, en Configuración del servidor, elija la carpeta Papelera en Cuando elimino un mensaje:; consulte Crear carpetas y elegir la carpeta correcta para Enviados, Borradores y Papelera. Para Outlook, lea Carpetas, correo enviado y un buzón lleno en la guía de Outlook.

¿Cuánto tiempo se conservan la Papelera y el spam?

Nuestro servidor no elimina nada automáticamente de la Papelera ni de Junk. El correo permanece ahí hasta que usted o su programa de correo vacíen la carpeta, y mientras tanto cuenta para el almacenamiento de su buzón. Por eso, vacíe ambas carpetas de vez en cuando. Puede consultar cuánto puede llenarse su buzón en Almacenamiento por buzón y qué ocurre cuando está lleno.

Si prefiere que se haga automáticamente, configúrelo en su programa de correo. En el iPhone, en su cuenta, dentro de Avanzado, elija después de cuánto tiempo pueden eliminarse los mensajes borrados. En Thunderbird, active en Configuración del servidor la opción de vaciar la papelera al salir. También puede eliminar el correo antiguo de una sola vez en DirectAdmin: lea Limpiar el buzón para liberar espacio en DirectAdmin.

Cambiar a WebOké o migrar

Si migra su correo con la herramienta de migración de correo o con IMAPSync en DirectAdmin, se trasladarán todas sus carpetas con el nombre que tenían en su proveedor anterior. Por eso, tras la migración puede que tenga una carpeta como Elementos enviados o Elementos eliminados junto a Sent y Trash. No pasa nada: no se pierde nada. Si prefiere tenerlo todo en un solo lugar, arrastre el correo a la carpeta fija y elimine después la carpeta antigua vacía. Configure también de nuevo sus dispositivos para que utilicen las carpetas fijas de nuestro servidor.

¿Quiere aprender más? Siga el curso gratuito Usar el correo web, lección 5.1 Carpetas y carpetas especiales.