Φάκελοι στο mailbox σας: Εισερχόμενα, Απεσταλμένα, Πρόχειρα, Κάδος απορριμμάτων, Ανεπιθύμητα και Αρχείο

Στο mailbox σας υπάρχουν πάντα μερικοί σταθεροί φάκελοι: Εισερχόμενα, Απεσταλμένα, Πρόχειρα, Κάδος απορριμμάτων, Ανεπιθύμητα και συχνά επίσης Αρχείο. Στο τηλέφωνό σας μερικές φορές έχουν διαφορετικό όνομα από ό,τι στον υπολογιστή σας, και μερικές φορές βλέπετε έναν φάκελο δύο φορές. Σε αυτό το άρθρο διαβάζετε πώς τα προγράμματα email γνωρίζουν ποιος φάκελος χρησιμεύει για τι, πώς λειτουργεί αυτό στη WebOké και πώς λύνετε τα πιο γνωστά προβλήματα.

Το πρότυπο: ειδικοί φάκελοι με σταθερή ετικέτα

Το πρόγραμμα email σας επικοινωνεί με τον mailserver μας μέσω IMAP. Για τους σταθερούς φακέλους υπάρχει μια παγκόσμια συμφωνία, η επέκταση IMAP SPECIAL-USE (RFC 6154). Ο server δίνει σε κάθε σταθερό φάκελο μια ετικέτα που δηλώνει τη χρήση του:

Τα Εισερχόμενα δεν χρειάζονται ετικέτα: στο IMAP ονομάζονται πάντα INBOX. Τα \All και \Flagged δεν είναι πραγματικοί φάκελοι αλλά επισκοπήσεις, όπως το ‘Όλα τα μηνύματα’ στο Gmail. Αν θέλετε να βλέπετε μαζί τα email με σημαία, το κάνει το ίδιο το πρόγραμμα email σας, για παράδειγμα με έναν έξυπνο φάκελο.

Ένα πρόγραμμα email που ακολουθεί το πρότυπο κοιτάζει την ετικέτα και όχι το όνομα. Στη συνέχεια εμφανίζει τον φάκελο με ένα όνομα στη δική σας γλώσσα. Γι' αυτό βλέπετε στο iPhone σας Ανεπιθύμητα, στο Outlook Ανεπιθύμητη αλληλογραφία και στο Gmail Ανεπιθύμητα, ενώ στον server πρόκειται για έναν και τον ίδιο φάκελο Junk. Ό,τι κάνετε σε αυτόν τον φάκελο, το βλέπετε επομένως παντού.

Ποιο όνομα βλέπετε σε ποιο πρόγραμμα;

Τα παρακάτω ονόματα είναι αυτά των ελληνικών εκδόσεων. Ενδέχεται να διαφέρουν ελαφρώς ανά έκδοση.

Το κλασικό Outlook δεν ακολουθεί πάντα το πρότυπο. Σε αυτή την περίπτωση μπορεί να δημιουργήσει μόνο του επιπλέον φακέλους, όπως Ανεπιθύμητη αλληλογραφία ή Διαγραμμένα, δίπλα στους φακέλους που υπάρχουν ήδη στον server. Πώς το λύνετε αυτό, θα το διαβάσετε παρακάτω.

Οι φάκελοι ένας προς έναν

Εισερχόμενα. Εδώ φτάνει όλο το νέο email, εκτός από το spam και τα email που στέλνετε σε άλλον φάκελο με δικό σας φίλτρο. Αυτός είναι ο μόνος φάκελος που ανακτάται μέσω POP3.

Απεσταλμένα. Όταν στέλνετε ένα email, το πρόγραμμα email σας αποθηκεύει ένα αντίγραφο στο Sent στον server. Έτσι βλέπετε τα απεσταλμένα email σας και στο τηλέφωνό σας και στο webmail. Στα περισσότερα προγράμματα μπορείτε να επιλέξετε αν και πού θα αποθηκεύεται αυτό το αντίγραφο. Επιλέγετε πάντα τον φάκελο στον server, όχι έναν φάκελο στον δικό σας υπολογιστή.

Πρόχειρα. Ένα email που δεν έχετε στείλει ακόμη καταλήγει στο Drafts. Έτσι μπορείτε να ξεκινήσετε στον υπολογιστή σας και να το ολοκληρώσετε στο τηλέφωνό σας.

Κάδος απορριμμάτων. Όταν διαγράφετε ένα email, το πρόγραμμα email σας το μεταφέρει στο Trash. Μόνο όταν αδειάσετε τον κάδο απορριμμάτων διαγράφεται οριστικά. Μέχρι τότε υπολογίζεται στον αποθηκευτικό χώρο του mailbox σας.

Ανεπιθύμητα (Junk). Εδώ καταλήγει το spam που αναγνωρίζει ο server μας. Είναι επίσης ο φάκελος στον οποίο τοποθετείτε εσείς οι ίδιοι το spam. Πώς λειτουργεί το φίλτρο spam και πόσο αυστηρό είναι, θα το διαβάσετε στο άρθρο Spam: έτσι το σταματά η WebOké, και έτσι εκπαιδεύετε και δοκιμάζετε το φίλτρο spam

Αρχείο. Με το κουμπί Αρχειοθέτηση αφαιρείτε email από τα Εισερχόμενα χωρίς να το διαγράψετε. Ο φάκελος βρίσκεται στον server, οπότε βρίσκετε το email σε όλες τις συσκευές σας. Ωστόσο υπολογίζεται στον αποθηκευτικό σας χώρο. Αν θέλετε αντίθετα να αφαιρέσετε παλιά email από τον server, διαβάστε το άρθρο Τοπική αποθήκευση email για εξοικονόμηση χώρου στον mailserver.

Πώς λειτουργεί στο WebOké

• Όλοι οι μόνιμοι φάκελοι ακολουθούν το πρότυπο. Οι φάκελοι Sent, Drafts, Trash και Junk υπάρχουν σε κάθε mailbox και είναι πάντα ορατοί. Τον φάκελο Archive τον δημιουργεί το πρόγραμμα email σας μόλις αρχειοθετήσετε κάτι για πρώτη φορά.
• Το spam καταλήγει στον φάκελο Junk. Το spam που εντοπίζει ο server μπαίνει στον ίδιο φάκελο όπου επισημαίνετε κι εσείς το spam. Δεν υπάρχει πλέον ξεχωριστός φάκελος spam κάτω από τα Εισερχόμενα.
• Το φίλτρο spam μαθαίνει από εσάς. Αν σύρετε ένα μήνυμα στον φάκελο Junk ή χρησιμοποιήσετε το κουμπί για ανεπιθύμητη αλληλογραφία, το φίλτρο μαθαίνει ότι πρόκειται για spam. Αν σύρετε ένα κανονικό μήνυμα από τον φάκελο Junk πίσω στα Εισερχόμενα, το φίλτρο μαθαίνει ότι δεν είναι spam. Περισσότερες συμβουλές θα βρείτε στο άρθρο Spam: πώς το σταματά το WebOké και πώς εκπαιδεύετε και δοκιμάζετε το φίλτρο spam
• Το webmail χρησιμοποιεί τους ίδιους φακέλους. Ό,τι βλέπετε στο webmail είναι ακριβώς ό,τι υπάρχει στον server. Δείτε το άρθρο Πρόσβαση στο webmail και τι να κάνετε αν η σύνδεση δεν πετυχαίνει.
• Χρησιμοποιήστε IMAP, όχι POP3. Με το POP3 το πρόγραμμά σας λαμβάνει μόνο τα Εισερχόμενα. Έτσι δεν βλέπετε τον φάκελο Junk, τα σταλμένα μηνύματα από άλλες συσκευές ούτε άλλους φακέλους. Διαβάστε το άρθρο IMAP ή POP3: ποια είναι η διαφορά;

Εμφάνιση ή απόκρυψη φακέλων: συνδρομή

Ένα πρόγραμμα email εμφανίζει μόνο τους φακέλους στους οποίους έχετε κάνει συνδρομή. Ένας φάκελος στον οποίο δεν έχετε κάνει συνδρομή υπάρχει κανονικά, με όλα τα μηνύματά του, αλλά δεν εμφανίζεται στη λίστα φακέλων σας. Αν βλέπετε έναν φάκελο στο webmail αλλά όχι στο πρόγραμμά σας, ή το αντίστροφο, αυτή είναι σχεδόν πάντα η αιτία.

• Webmail: Ρυθμίσεις, Φάκελοι, και στη συνέχεια ο διακόπτης δίπλα στον φάκελο.
• Thunderbird: δεξί κλικ στη διεύθυνση email σας, Συνδρομή.
• Κλασικό Outlook: δεξί κλικ στη διεύθυνση email σας, Φάκελοι IMAP.

Τον φάκελο Junk και τους άλλους μόνιμους φακέλους δεν χρειάζεται να τους ενεργοποιήσετε εσείς: είναι πάντα ορατοί σε κάθε mailbox.

Συνήθη προβλήματα

Έχω δύο φακέλους για σταλμένα μηνύματα, όπως Σταλμένα και Απεσταλμένα. Σε αυτή την περίπτωση κάποιο από τα προγράμματά σας χρησιμοποιεί δικό του φάκελο αντί για τον Sent. Ορίστε σε κάθε πρόγραμμα ως φάκελο σταλμένων μηνυμάτων τον φάκελο με την ετικέτα, σύρετε τα μηνύματα από τον επιπλέον φάκελο σε αυτόν και διαγράψτε τον κενό επιπλέον φάκελο. Το ίδιο ισχύει για τον Κάδο απορριμμάτων και τα Διαγραμμένα. Αν στον server υπάρχουν επίσης φάκελοι όπως Sent Messages ή Sent Items, για παράδειγμα από μια παλιά συσκευή, ο server μας δίνει και σε αυτούς την ετικέτα \Sent. Επιλέξτε τότε έναν από αυτούς, κατά προτίμηση τον Sent.

Το κλασικό Outlook δημιουργεί δικό του φάκελο Ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Το Outlook έχει δικό του φίλτρο spam, ανεξάρτητο από το δικό μας. Απενεργοποιήστε το, ώστε όλο το spam να βρίσκεται σε ένα σημείο: επιλέξτε Κεντρική, Ανεπιθύμητη αλληλογραφία, Επιλογές ανεπιθύμητης αλληλογραφίας και κατόπιν Χωρίς αυτόματο φιλτράρισμα. Στη συνέχεια μετακινήστε ό,τι βρίσκεται στον φάκελο Ανεπιθύμητη αλληλογραφία στον φάκελο Junk και διαγράψτε τον κενό φάκελο, αν το Outlook το επιτρέπει.

Το κλασικό Outlook δεν αποθηκεύει τα σταλμένα ή διαγραμμένα μηνύματα στον server. Ανοίξτε Αρχείο, Ρυθμίσεις λογαριασμού, επιλέξτε τη διεύθυνσή σας και κάντε κλικ στο Αλλαγή και έπειτα στο Περισσότερες ρυθμίσεις. Εκεί, αν η έκδοσή σας το προσφέρει, επιλέξτε για τα σταλμένα και τα διαγραμμένα στοιχεία τον φάκελο στον server (Sent και Trash). Αφήστε κενό το πεδίο για τη διαδρομή του ριζικού φακέλου. Αν δεν τα καταφέρετε, διαγράψτε τον λογαριασμό και προσθέστε τον ξανά ως IMAP. Δείτε το άρθρο Outlook για Windows (νέο και κλασικό).

Τα σταλμένα μηνύματά μου δεν εμφανίζονται στο κινητό μου ή στο webmail. Ελέγξτε πρώτα αν χρησιμοποιείτε IMAP. Με το POP3 τα σταλμένα μηνύματα βρίσκονται μόνο στη συσκευή από την οποία τα στέλνετε. Αν χρησιμοποιείτε IMAP, ελέγξτε στο πρόγραμμά σας ποιον φάκελο χρησιμοποιεί για τα σταλμένα μηνύματα. Στο Thunderbird αυτό βρίσκεται στις Ρυθμίσεις λογαριασμού, Αντίγραφα & φάκελοι. Στο iPhone μεταβείτε στον λογαριασμό σας, Για προχωρημένους, και στη Συμπεριφορά γραμματοκιβωτίων επιλέξτε τους φακέλους στον server. Δείτε επίσης τα άρθρα Thunderbird και iPhone και iPad.

Δεν βλέπω το spam. Ελέγξτε αν χρησιμοποιείτε IMAP και κοιτάξτε στον φάκελο που το πρόγραμμά σας ονομάζει Ανεπιθύμητα, Ανεπιθύμητη αλληλογραφία ή Spam. Πόσο αυστηρό είναι το φίλτρο και αν το spam με πολύ υψηλή βαθμολογία διαγράφεται αμέσως, το ρυθμίζετε στο άρθρο Ρύθμιση του SpamAssassin.

Διέγραψα ένα μήνυμα, αλλά εξακολουθεί να εμφανίζεται (διαγραμμένο με γραμμή ή γκρι). Με το IMAP ένα διαγραμμένο μήνυμα μεταφέρεται κανονικά στον Κάδο απορριμμάτων. Ορισμένα προγράμματα email δίνουν στο μήνυμα στον server μόνο την ένδειξη "διαγραμμένο". Τότε εξακολουθείτε να το βλέπετε, συχνά διαγραμμένο με γραμμή, και εμφανίζεται και στις άλλες συσκευές σας. Μόνο όταν ο φάκελος εκκαθαριστεί (στα αγγλικά expunge ή purge) εξαφανίζεται πραγματικά. Μέχρι τότε υπολογίζεται στον αποθηκευτικό σας χώρο. Στο webmail αφαιρείτε τέτοια μηνύματα με την επιλογή Συμπίεση στο μενού του φακέλου. Στη συνέχεια ρυθμίστε το πρόγραμμα email σας ώστε τα διαγραμμένα μηνύματα να μεταφέρονται στον Κάδο απορριμμάτων. Στο Thunderbird, στις Ρυθμίσεις διακομιστή, στην επιλογή Όταν διαγράφω ένα μήνυμα: επιλέξτε τον φάκελο Απορρίμματα, δείτε το άρθρο Δημιουργία φακέλων και ο σωστός φάκελος για Σταλμένα, Πρόχειρα και Απορρίμματα. Για το Outlook διαβάστε την ενότητα Φάκελοι, σταλμένα μηνύματα και γεμάτο mailbox στον οδηγό του Outlook.

Πόσο διάστημα διατηρούνται ο Κάδος απορριμμάτων και το spam;

Ο server μας δεν διαγράφει τίποτα αυτόματα από τον Κάδο απορριμμάτων ή από τον φάκελο Junk. Τα μηνύματα παραμένουν εκεί μέχρι εσείς ή το πρόγραμμα email σας να αδειάσετε τον φάκελο και, όσο παραμένουν, υπολογίζονται στον αποθηκευτικό χώρο του mailbox σας. Γι' αυτό αδειάζετε και τους δύο φακέλους κατά διαστήματα. Πόσο μπορεί να γεμίσει το mailbox σας, το διαβάζετε στο άρθρο Αποθηκευτικός χώρος ανά mailbox και τι συμβαίνει όταν γεμίσει.

Αν θέλετε να γίνεται αυτόματα, ρυθμίστε το στο πρόγραμμα email σας. Στο iPhone επιλέγετε στον λογαριασμό σας, στην ενότητα Για προχωρημένους, μετά από πόσο χρόνο μπορούν να αφαιρούνται τα διαγραμμένα μηνύματα. Στο Thunderbird ενεργοποιείτε στις Ρυθμίσεις διακομιστή το άδειασμα των απορριμμάτων κατά την έξοδο. Μπορείτε επίσης να αφαιρέσετε παλιά μηνύματα μονομιάς στο DirectAdmin: διαβάστε το άρθρο Εκκαθάριση mailbox για απελευθέρωση χώρου στο DirectAdmin.

Μετάβαση στη WebOké ή μεταφορά email

Αν μεταφέρετε το email σας με το εργαλείο μεταφοράς email ή με το IMAPSync στο DirectAdmin, μεταφέρονται όλοι οι φάκελοί σας, με το όνομα που είχαν στον προηγούμενο πάροχό σας. Γι' αυτό, μετά τη μεταφορά μπορεί να έχετε έναν φάκελο όπως Απεσταλμένα ή Διαγραμμένα δίπλα στους Sent και Trash. Αυτό δεν αποτελεί πρόβλημα: δεν χάνεται τίποτα. Αν θέλετε να τα έχετε όλα σε ένα σημείο, σύρετε τα μηνύματα στον σταθερό φάκελο και στη συνέχεια διαγράψτε τον κενό παλιό φάκελο. Ρυθμίστε επίσης ξανά τις συσκευές σας, ώστε να χρησιμοποιούν τους σταθερούς φακέλους του server μας.

Θέλετε να μάθετε περισσότερα; Παρακολουθήστε το δωρεάν μάθημα Χρήση webmail, ενότητα 5.1 Φάκελοι και ειδικοί φάκελοι.